,

е-Архива: неопходна алатка на современите претпријатија

15 Јун 2021

Дигиталниот бизнис станува сè поважен за управување со архивски материјал, со оглед на долгорочната природа на деловната документација што треба да се чува во согласност со важечките законски одредби. Компаниите со значителна количина на документација (на пр. активности за ревизија и сметководство), имаат потреба подобро да управуваат со своите архиви, за да можат успешно да ги извршуваат услугите на своите клиенти. Бизнисот без хартија создава бројни заштеди, а дигиталната деловна трансформација и инвестициите во е-Архива постигнуваат поголема безбедност на деловната документација.

Што е е-Архива?

е-Архива (електронска архива) е ИТ систем кој овозможува складирање на сите видови документација во дигитална форма. Главните предности на е-архивата се: скенирање на документацијата во хартиена форма и нејзино претворање во дигитална форма, ефикасно управување со документација и архивски материјал од моментот на нејзиното создавање до трајно уништување во согласност со законските одредби за чување деловни архиви. Документацијата во електронска форма овозможува забрзување на деловните процеси, бидејќи пребарувањето е побрзо од документацијата во хартиена форма, но исто така и забрзување на внатрешната комуникација во компанијата, така што документите можат безбедно да се разменуваат помеѓу одделенијата, особено кога се наоѓаат на различни локации, како како што е тоа во случај на пр. корпоративно управување и размена на документација помеѓу матичното друштво и подружницата.

Дигитализација на бизнисот: ДМС и е-архива

Со текот на времето, важните деловни документи во хартиена форма, како што се договори или финансиски документи, можат да достигнат значителни количини и да окупираат вреден канцелариски простор, и со тоа да се инвестира во дополнителен простор за складирање за нивно чување. Дигиталните технологии овозможуваат воспоставување на соодветен систем за управување со документи (DMS) во компанијата, каде што е потребно да се дефинираат процедурите за управување со животниот циклус на документите, методи и овластувања за преглед на содржината на одделни документи, начинот на архивирање на документите на соодветните електронски медиуми. Со конвертирање на деловни документи во дигитални записи што можат електронски да се архивираат, се постигнува поефикасно и побезбедно управување со деловните документи. Автоматското снимање и обработка на документите за дигитално архивирање овозможува претворање на големи количини деловни документи во електронски формати погодни за долгорочно дигитално архивирање и управување со записи за пократок временски период. Затоа, ДМС и е-Архива како релативно „нови“ термини стануваат неопходни алатки во деловното работење на современите компании.

Важноста на е-архивата за успешно деловно работење

Клучната причина зошто е потребно да се пристапи кон дигитализацијата на бизнисот кога станува збор за архивирање на документацијата во компанијата е да се избегне загуба на податоци / документација. Документите во хартиена форма се крајно подложни на загуба или уништување, без оглед дали станува збор за случајно или злонамерно дело или ризици што произлегуваат од природна катастрофа, како што е поплава или пожар. Соодветно архивирање на документи и нивно чување во електронска форма ја спречува можноста за нивно губење или уништување, а во случај на настан поради т.н. виша сила, тоа нема значително да влијае на продолжувањето на работењето на компанијата.

Ревизијата на работењето на компанијата може да биде исклучително тежок напор кога станува збор за наоѓање на потребната документација, за да се потврди дека сите финансиски трансакции или оперативни процедури се извршени доследно и прецизно. Доколку за време на ревизорските активности компанијата не може да ги обезбеди потребните документи за ревизија, тогаш ризикува постапката за ревизија да биде подолга и поскапа. Од друга страна, архивираните документи во електронска форма го „олеснуваат“ целиот процес, бидејќи ревизорите имаат непосреден пристап до информациите и документацијата што им се потребни, со што се заштедуваат време и човечки ресурси во текот на целиот процес на ревизија. Ова е само еден пример за важноста на е-архивата за успешно работење на компанија, но предностите на е-архивата можат многу успешно да се користат и во други слични деловни активности (на пр. активирање на компанија, итн.).

Аспекти на е-архива и деловна безбедност

Една од предностите на е-архивата е подобрување на безбедноста во управувањето со документите. За разлика од физичката архива, е-Архивата може да биде заштитена со лозинка, така што на одредени документи може да им пристапат само одредени т.е. овластени лица. Понатаму, системот за управување со е-архива создава трага за ревизија, така што ќе може да се види во кое било време кој пристапил, ги сменил или избришал документите. Исто така, во случај на можно бришење на е-архивата, секогаш има нивни резервни копии, кои обично се чуваат надвор од компанијата или на други безбедни места за чување на е-архива, на пр. центри за податоци и сл. За жал, деловната активност на компанијата е исто така предмет на природни катастрофи, кои можат да уништат документи во хартиена форма, а е-архивата тогаш е клучна за процесот на враќање на податоците.

Иако пристапот до физичката архива не е целосно незаштитен, бидејќи во овој случај, до документите може да пристапат овластени лица кои ќе ја отстранат документацијата од архивата и ќе ја предадат на именувано лице во компанијата, но може да се изгуби или евентуално да се уништи при пренесување на документацијата од архивата. Оваа можност за губење или уништување на документацијата не е можна со е-архивата, и ова е уште еден безбедносен аспект што укажува на нејзината важност за компанијата.

Архивска книга

Во рамките на еДокументација во PANTHEON деловната програма, постои можност да се чува Архивската книга во електронска форма.

Во рамките на оваа алатка можно е да се снимаат, класифицираат, архивираат и чуваат архивски материјал и документиран материјал. Исто така е можно да се уреди списокот на категории на архивски материјал и периоди на задржување, сето тоа во согласност со општиот акт за начинот на снимање, заштита и употреба на електронски документи.

Заклучок

Една од предностите и заштедите за компаниите со архивирање на документи во електронска форма е порационално користење на вреден канцелариски простор, а истовремено зголемување на продуктивноста и подобрување на квалитетот на деловните процеси.

Центрите за податоци и другите специјализирани компании на пазарот нудат услуги за архивирање, за да обезбедат лесен пристап до документите од деловни или правни причини или заради ревизорски цели. Како компанијата ќе одлучи да управува со е-архивата (сопствен систем или услуги за аутсорсинг) зависи од моменталните потреби и дигиталната стратегија на компанијата.

Трансформација на физичка архива во е-архива е активност што треба да се преземе навремено во компанијата, со цел подобрување на деловната активност. Со оглед на тоа што годишната стапка на раст на добиената количина документи во просечната компанија е 25%, компаниите кои немаат навремен пристап до дигитална деловна трансформација и примена на е-архива ризикуваат да бидат „презаситени“ од документација, како и трајно да ја изгубат документацијата , но исто така ирационалното управување поседува (не) материјални ресурси.

Не пропуштајте корисни новости и совети

Доколку сакате да добиете новости со корисни бизнис содржини од нашата База на Знаење, Ве молиме пополнете го образецот.

X