Оптимизација и дигитализација на деловните процеси како основа на едно модерно претпријатие

Во многу компании, деловните процеси се создаваат постепено. Делумно поради раст, делумно поради нови барања и делумно поради импровизација. Резултатот често се неповрзани системи, рачни чекори, Excel табели и документи расфрлани на различни места. Додека обемот на работење е сè уште под контрола, овој начин на работа може да функционира. Меѓутоа, кога компанијата почнува да расте, таков пристап брзо станува пречка.

Токму тогаш оптимизацијата и дигитализацијата на деловните процеси стануваат клучни теми. Не како популарни термини, туку како одговор на многу конкретни проблеми што се појавуваат во секојдневното работење.

Каде компаниите всушност губат најмногу време

Кога компаниите сериозно ги разгледуваат своите процеси за прв пат, тие често сфаќаат дека губат најмногу време не на сложени задачи, туку на мали, повторувачки активности, како што се:

• рачно внесување податоци во повеќе системи,
• пребарување документи во различни папки и алатки,
• хармонизирање информации помеѓу одделите,
• проверка која верзија на податоци или документ е точна.

Ваквите проблеми обично не се решаваат со дополнителен напор од вработените, туку со подобра организација на работата. Во пракса, ова значи јасно дефинирани процеси и алатки кои навистина ги поддржуваат овие процеси. ERP системите, како што е PANTHEON ERP, често играат клучна улога тука, бидејќи ги поврзуваат финансиите, продажбата, набавките, магацинот, човечките ресурси и документите во една единствена средина.

Дигитализацијата не е цел, туку средство

Една од најчестите грешки е верувањето дека дигитализацијата сама по себе решава проблеми. Доколку компанијата дигитализира нејасен или неефикасен процес, тој процес навистина ќе стане дигитален, но не мора да значи дека е подобар.

Смислената дигитализација значи дека компанијата прво разгледува:

• кои процеси навистина предизвикуваат најголем застој,
• каде се случуваат најмногу грешки или дуплирање на работата,
• кои чекори имаат смисла да се автоматизираат, а кои не.

Само тогаш доаѓа до израз изборот на алатки. ERP системите овозможуваат постепено воведување на промени, автоматизација на повторувачки задачи и подобра контрола врз целиот бизнис, без губење на флексибилноста на компанијата.

Зошто компаниите често се одлучуваат за ERP само кога е потребно

Многу компании одлучуваат да имплементираат ERP систем само кога постојниот начин на работа почнува да создава сериозни проблеми, како што се:

• извештаите повеќе не се сигурни,
• истите податоци се појавуваат во различни верзии,
• процесите стануваат премногу сложени за рачно управување,
• менаџментот повеќе нема јасен преглед на бизнисот.

ERP системите, како што е PANTHEON ERP, не се наменети само за големи компании. Напротив, тие често носат најголема вредност за компаниите во фазата на раст, кога сè уште е релативно лесно да се воспостават транспарентни и следливи процеси – пред навистина да се развие вистински хаос.

Безбедност, транспарентност и помалку импровизација

Дигитализираните процеси, исто така, носат подобра контрола врз податоците. Пристапите се јасно дефинирани, промените може да се следат, а документите се чуваат на едно место. Ова ги намалува ризиците, го олеснува обезбедувањето усогласеност со законската регулатива и, што е најважно, ја намалува потребата за импровизација.

Наместо да се прашува кој ја има најновата верзија на документот или кои податоци се точни, компаниите имаат еден единствен извор на вистина. Ова е една од оние придобивки што не ги забележувате веднаш, но можете многу брзо да ја почувствувате во вашата секојдневна работа.

Дигитализацијата како долгорочна одлука

Оптимизацијата и дигитализацијата на деловните процеси не се проекти што завршуваат со воведување на нов систем. Тоа е долгорочна одлука што влијае на начинот на работа, културата на компанијата и способноста за прилагодување на промените.

PANTHEON ERP им овозможува на компаниите да постават солидна основа за раст. Наместо да трошат енергија на рачна администрација и „гаснење пожар“, тие можат да ја насочат кон развој, подобрување и создавање додадена вредност.

Во средина каде што деловните услови брзо се менуваат, ова често е разликата помеѓу компаниите што успешно се прилагодуваат и оние што ги предвидуваат промените.