Во овој период се креираат клучни документи, како што се биланси на состојба, сметководствени записи и извештаи, кои ја прикажуваат финансиската состојба на компанијата и претставуваат основа за правилно затворање на годината и воспоставување точна почетна состојба за новиот финансиски период.

Во пракса, овие документи често се распрскани на различни места – во компјутерски папки, електронска пошта, локални дискови или физички архиви. Како резултат на тоа, пристапот до информациите е отежнат, проверката на податоците одзема време, а следењето на преземените активности често зависи од знаењето на поединци.

Не е ретка ситуацијата кога менаџментот, директорите, сопствениците или ревизорите имаат потреба од конкретни документи во краток рок, а сметководството мора да ги пребарува низ различни локации, архиви и записи. Ова создава дополнителен ангажман, губење време и непотребна зависност од лицата кои ја познаваат структурата на документацијата.

Со нашето решение, сите клучни документи поврзани со завршувањето на финансиската година се организирани на едно централизирано место. Целокупната документација е организирана и лесно достапна на едно место, овозможувајќи побрзо пронаоѓање на информациите, полесна проверка и поефикасна соработка меѓу одговорните лица.

Унифицирана и структурирана документација за крајот на годината

Решението овозможува сите клучни документи поврзани со завршувањето на финансиската година да бидат организирани и зачувани на едно место – во рамките на документацијата, со јасно дефинирана класификација.

Со тоа се обезбедува:

• централизирано и сигурно чување на целокупната конечна документација,
• брз и едноставен пристап до важните финансиски информации,
• јасна организација и структура на сите документи и извештаи,
• долгорочна следливост на подготвените, одобрените и архивираните документи,
• контролиран пристап до финансиските податоци и подобар увид во финансиската состојба на компанијата,
• полесен пристап до потребните информации и за корисници кои немаат директен пристап до главната книга или немаат напредни сметководствени знаења.

Врз основа на соодветно доделените права за класификација, менаџментот на компанијата, директорите, сопствениците или другите одговорни лица можат самостојно да пристапат до клучните документи на крајот од годината и брзо да добијат увид во финансиската состојба на компанијата – без дополнително вклучување во сметководството или пребарување документација во различни системи и папки.

Целосна транспарентност на финансиската состојба

Сите клучни документи на крајот од годината можат да се прикачат на системот за документи, како што се:

• бруто биланс,
• почетен бруто биланс,
• документи поврзани со распределба на добивка или покривање на загуба,
• салда на банкарски сметки,
• отворени побарувања и обврски,
• биланс на состојба,
• биланс на успех,
• поднесени финансиски извештаи,
• и друга релевантна финансиска документација.

На овој начин, одговорните лица секогаш имаат пристап до проверени и координирани податоци, без потреба од пребарување низ различни извори.

Проверливост, транспарентност и безбедност на податоците

Една од клучните придобивки на решението е што сите важни документи поврзани со завршувањето на финансиската година се организирани на едно место и достапни за брз преглед кога е потребно.

На овој начин, компанијата има јасна и проверлива евиденција за сите активности поврзани со процесот на годишно затворање. Секој документ останува трајно поврзан со соодветниот период и процес, што овозможува полесна проверка на точноста и конзистентноста на податоците, како и поедноставни внатрешни и надворешни контроли.

Решението овозможува централизирано складирање на целокупната документација поврзана со завршувањето на финансиската година, вклучувајќи:

• завршни и почетни бруто биланси,
• документи поврзани со затворање на периодот,
• извештаи и финансиски биланси,
• отворени ставки,
• и друга релевантна документација поврзана со годишното затворање.

Ваквиот начин на работа го намалува ризикот од грешки, губење на документи или несогласувања околу користената верзија на документацијата при завршувањето на финансиската година.

Дополнителна важна придобивка е долгорочната следливост на податоците. При идни проверки, ревизии или споредба на различни периоди, компанијата може брзо да добие увид во состојбата на крајот од одредена финансиска година и документите врз основа на кои е извршено затворањето.

Сите документи остануваат безбедно архивирани, а пристапот до нив е контролиран преку однапред дефинирани кориснички права и класификации.

Работете побрзо без непотребно пребарување

Откако документите ќе бидат прикачени и организирани во системот за управување со документи:

• нема повеќе потреба од пребарување низ различни папки, е-пошта или локални архиви,
• сите клучни документи се достапни на едно место, во јасно организирана и структурирана форма,
• важните информации и целокупната документација се секогаш лесно достапни,
• процесот на затворање на финансиската година станува поедноставен, потранспарентен и поефикасен.

Благодарение на класификациите и организираниот пристап до документите, корисниците можат за само неколку секунди да ја пронајдат и прегледаат потребната документација за конкретен период. На тој начин значително се намалува времето потребно за подготовка на материјали за менаџментот, ревизии, внатрешни контроли и последователни анализи.

Придобивки за вашата организација

• поголема безбедност и заштита на финансиската документација,
• централизирана и организирана архива на сите документи поврзани со крајот на финансиската година,
• побрзи и поедноставни ревизии и внатрешни контроли,
• намален оперативен ризик и поголема сигурност во работењето,
• јасна евиденција и следливост на сите спроведени процедури,
• подобра транспарентност и увид во финансиската состојба на компанијата,
• поедноставена соработка помеѓу сметководството, менаџментот и другите одговорни лица,
• намалена зависност од поединци и нивното знаење за структурата на документацијата,
• побрза подготовка на информации за менаџментот, сопствениците и ревизорите,
• лесен пристап до клучните документи и без директен пристап до главната книга,
• подобра контрола и транспарентност на завршните и почетните салда,
• стандардизиран и поефикасен процес на затворање на финансиската година,
• помалку административен ангажман при пронаоѓање и подготовка на документацијата.

На овој начин, завршувањето на финансиската година станува структуриран, следлив и професионално управуван процес, со поголема контрола и сигурност за целата организација.

Решението е особено погодно за:

• сметководствени компании и даватели на сметководствени услуги,
• финансиски и сметководствени оддели во компании,
• организации со потреба од целосна ревизорска трага и следливост на документите,
• компании со повеќе корисници и различни нивоа на пристап до информации,
• организации со голем обем на документација поврзана со завршувањето на финансиската година,
• компании каде што менаџментот има честа потреба од пристап до финансиски податоци и завршни извештаи,
• организации кои сакаат да го дигитализираат, стандардизираат и поедностават процесот на годишно затворање и управување со поврзаната документација.

Особено е корисно за средини каде што повеќе лица се вклучени во процесот на завршување на финансиската година, каде што е потребна јасна поделба на одговорностите и каде што компанијата бара сигурна, транспарентна и долгорочно достапна архива на финансиската документација.

Клучна вредност на решението

Решението не претставува само дигитално складиште за документи, туку и структуриран и контролиран процес за управување со целокупната документација поврзана со завршувањето на финансиската година.

Со тоа, компанијата добива поголема транспарентност и контрола над финансиските податоци, подобра следливост на спроведените активности и сигурно, долгорочно чување на клучната документација.

Затворањето на финансиската година во DMS значи: помал ризик, поголема контрола и целосна следливост на сите важни финансиски документи.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки