Побрза обработка на нарачките без рачно внесување податоци

Компаниите што примаат голем број нарачки преку електронски канали често трошат значително време на рачно внесување и проверка на податоците, проверка на залихите и координација меѓу одделите.

Решението овозможува автоматски увоз на електронските нарачки директно во ERP системот, со што се забрзува целиот процес – од приемот на нарачката до нејзината обработка и подготовка за испорака.

На овој начин, нарачките се обработуваат побрзо и со помал ризик од грешки, а секој чекор од процесот е следлив.

Автоматско евидентирање и увоз на нарачки

Електронските нарачки примени преку bizBox или други електронски канали автоматски се евидентираат и архивираат во системот за документи.

Системот потоа автоматски:

• го идентификува купувачот
• ги препознава нарачаните артикли
• ги проверува податоците
• креира нарачка од купувачот во ERP системот
• ја подготвува нарачката за понатамошна обработка

На овој начин, податоците од електронската нарачка се пренесуваат директно во системот, без потреба од рачно препишување.

Од приемот на нарачката до подготовката за испорака, целиот процес се одвива побрзо, поедноставно и со помалку рачна работа.

Масовна обработка на нарачки

Операторот може да обработи голем број примени електронски нарачки истовремено, со само неколку чекори.

На овој начин се избегнува потребата од:

• отворање на секоја нарачка поединечно
• рачно внесување и препишување на податоци
• повторување на административни задачи

Дури и при голем број нарачки, обработката останува брза, едноставна и прегледна.

Автоматска проверка на податоците

Пред увозот, системот автоматски ги проверува податоците и го известува корисникот доколку открие неправилности.

Проверката може да опфати:

• непостоечки шифри на артикли
• недостасувачки податоци за поврзување на купувачите
• неточни идентификатори на производи
• нецелосни информации за нарачката

Сите неправилности се јасно прикажани, а корисникот може да ги коригира директно во текот на процесот на увоз.

Автоматска проверка на залихите

При увозот на нарачката, системот автоматски ја проверува достапноста на залихите.

Корисникот веднаш добива увид во:

• нарачаната количина
• достапната количина
• количината што недостасува

Врз основа на однапред дефинираните деловни правила, компанијата може да одреди како ќе постапи со количините што моментално не се достапни.

Флексибилно управување со делумни испораки

Кога нема доволно залихи за целосно исполнување на нарачката, системот овозможува различни начини на постапување.

Делумна испорака со дополнителна испорака

Достапната количина се подготвува за испорака, додека преостанатата количина останува отворена за подоцнежна испорака.

Испорака само на достапната количина

Се испорачува количината што моментално е достапна, додека недостапната количина се обработува согласно поставените правила.

Одбивање на артиклот

Доколку артиклот не може да биде испорачан, тој се отстранува од нарачката, а купувачот автоматски се известува.

Сите овие сценарија се управуваат според однапред дефинирани деловни правила, без потреба од дополнителна рачна обработка.

Автоматска потврда на нарачката до купувачот

По успешната обработка на нарачката, системот автоматски подготвува и испраќа електронска потврда за нарачката (ORDRSP).

Купувачот добива информации за:

• потврдени количини
• делумни испораки
• промени во роковите за испорака
• одбиени артикли
• статусот на нарачката

Податоците се пренесуваат директно во информацискиот систем на купувачот, без потреба од дополнителна комуникација преку е-пошта или телефон.

Поврзан процес од нарачка до фактура

Потврдената нарачка автоматски ги активира следните чекори во процесот:

• резервирање на залихите
• подготовка на стоката во магацин
• издавање на доставни документи
• испорака на стоката
• автоматско фактурирање

На овој начин се создава единствен дигитален процес – од приемот на нарачката до испораката и фактурирањето.

Целосна следливост на нарачката

Сите поврзани документи остануваат поврзани во текот на целиот процес:

• примена е-нарачка
• потврда на нарачката
• нарачка од купувачот
• доставен документ
• фактура

Корисниците во секој момент имаат пристап до целосната историја на нарачката и сите активности поврзани со неа.

Бизнис придобивки

• Значително побрза обработка на нарачките
• Елиминација на рачно внесување и препишување податоци
• Помал ризик од грешки при обработката
• Автоматска проверка на достапноста на залихите
• Поддршка за делумни испораки и преостанати количини
• Автоматско известување на купувачите
• Поголема ефикасност во продажбата и логистиката
• Целосна следливост на процесот

Со автоматизираната обработка на е-нарачките, компанијата го забрзува процесот од приемот на нарачката до испораката, ја намалува рачната работа и им обезбедува на купувачите побрза и посигурна услуга.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки