Полесно управување со целата деловна документација

Деловната документација е важен дел од секојдневното работење на компанијата. Нарачки, договори, фактури, понуди и друга документација постојано се разменуваат меѓу различни оддели, се обработуваат и се архивираат.

Кога документите се чуваат на различни места – во папки на компјутери, е-пошта, PDF-датотеки или физички архиви – пронаоѓањето на конкретен документ може да одземе многу време. Особено кога не се знае точно каде е зачуван или како е именуван.

Компаниите најчесто се соочуваат со:

• долго пребарување по документи,
• неорганизирана документација,
• документи зачувани на повеќе различни места,
• тешко пронаоѓање на постари документи,
• отежнато следење на статусот и историјата на документите,
• ризик од губење важни информации.

Со PANTHEON DMS, целата документација се чува на едно место, а пронаоѓањето на потребните информации станува побрзо, поедноставно и поефикасно.

Пронајдете документ според неговата содржина

Кога барате документ, не мора да го знаете неговото точно име, број или локација.

Со напредното пребарување на содржината на документите (FTS), можете да пребарувате според збор или фраза што се наоѓа во самиот документ.

Системот овозможува пребарување низ:

• PDF документи,
• скенирани документи,
• договори,
• фактури,
• понуди,
• нарачки,
• и друга деловна документација.

Така, дури и ако не знаете каде е зачуван документот или како е именуван, доволно е да знаете што пишува во него за да го пронајдете.

Една дигитална архива за целата компанија

Наместо документите да се чуваат на различни места, со PANTHEON DMS целата документација е организирана во една дигитална архива.

Документите автоматски се класифицираат и организираат според однапред дефинирани правила, што овозможува:

• побрзо пронаоѓање на потребните информации,
• подобра организација на документацијата,
• полесна соработка меѓу одделите,
• помалку дуплирани документи,
• поефикасно управување со архивата.

Овластените корисници имаат пристап до потребните документи во секое време, без разлика кога се креирани и од кого.

Помалку рачна работа со документи

Рачното сортирање, именување и архивирање на документи одзема време и создава простор за грешки.

Со автоматската класификација на документите:

• се намалува потребата од рачно сортирање,
• архивирањето е поедноставно,
• документацијата е полесна за преглед и управување,
• се намалува ризикот документите да бидат зачувани на погрешно место.

Наместо време на пребарување и средување документи, вработените можат да се посветат на поважните задачи.

Информациите се достапни кога ви се потребни

Кога на вработениот му е потребен договор, фактура, понуда или друг документ, тој може да го пронајде за неколку секунди.

Ова значи:

• побрзо одговарање на барањата на клиентите,
• поефикасна административна работа,
• побрзо донесување одлуки,
• полесен пристап до важни информации,
• поголема продуктивност на вработените.

Целосен увид во историјата на документите

Секој документ има своја историја и евиденција на промените.

Во секое време може да се провери:

• кој го креирал документот,
• кој го прегледал,
• кои промени се направени,
• која верзија е последна и важечка.

На овој начин се обезбедува подобра контрола врз документацијата и целосен увид во нејзиното движење.

Придобивки за вашата организација

• Брзо пребарување документи според нивната содржина
• Една дигитална архива за целата компанија
• Помалку рачна и административна работа
• Побрз пристап до информации
• Подобра организација на документацијата
• Полесна соработка меѓу одделите
• Помал ризик од губење или погрешно архивирање документи
• Автоматска класификација на документите
• Целосен увид во историјата и промените

За кого е наменето решението?

Решението е особено корисно за:

• административни оддели,
• сметководство,
• набавка,
• продажба,
• човечки ресурси,
• компании со голем обем на документација,
• организации што сакаат да го дигитализираат и поедностават управувањето со документи.

Особено голема вредност има за компаниите во кои вработените секојдневно работат со голем број документи и често имаат потреба брзо да пронајдат конкретна информација.

Клучна вредност на решението

PANTHEON DMS не е само место за чување документи. Тој овозможува целосно поедноставување на начинот на кој компанијата ја организира, пребарува и користи својата документација.

Со една дигитална архива, напредно пребарување и автоматска класификација, вработените побрзо ги наоѓаат информациите што им се потребни, а компанијата има поголема контрола врз целокупната документација.

Помалку време за пребарување. Подобра организација. Побрзо работење.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки