Целосна контрола врз процесот на набавка – од нарачка до книжење на фактурата

Во многу компании, обработката на примените фактури сè уште бара голем број рачни чекори. Фактурите пристигнуваат во различни формати – како еФактури, PDF или скенирани документи – а вработените рачно ги пронаоѓаат соодветните нарачки и документи за прием, ги проверуваат податоците и потоа ги внесуваат во ERP системот.

Кога бројот на фактури и добавувачи е голем, ваквиот начин на работа одзема значително време и го зголемува ризикот од грешки. Дури и мало несовпаѓање може да доведе до доцнење во обработката и книжењето, дополнителна административна работа или неточни плаќања.

Во пракса, компаниите најчесто се соочуваат со:

• рачно пронаоѓање на соодветните нарачки и документи за прием,
• долготрајна проверка на усогласеноста меѓу нарачката, приемот и фактурата,
• повторно внесување на податоци во ERP системот,
• дуплирање на работата меѓу набавката и сметководството,
• грешки при книжењето поради погрешно поврзани документи,
• недоволен увид во статусот на фактурата,
• бавна обработка на фактури со голем број ставки.

Со автоматизираната обработка во PANTHEON, податоците од примената фактура се препознаваат и поврзуваат со соодветната нарачка и приемот на стоката. Системот автоматски ја проверува усогласеноста на податоците и, кога нема отстапувања, фактурата може да се подготви за книжење без дополнителна рачна обработка.

Ова овозможува побрз и поконтролиран процес на набавка, со помалку рачна работа и поголема сигурност при обработката на фактурите.

Автоматско препознавање и поврзување на документи

По приемот на фактурата, системот автоматски ги препознава клучните податоци од документот:

• кај еФактурите – директно од XML датотеката,
• кај PDF фактурите – преку OCR препознавање со Typless.

Посебно се користи податокот „Поврзување на документ 2“ (acDoc2), кој служи како референца до интерната нарачка или документот за прием. За автоматското поврзување да функционира, бројот на соодветниот документ треба да биде наведен во фактурата или во XML датотеката на еФактурата.

По препознавањето на податоците, системот:

• го пронаоѓа соодветниот документ во ERP системот,
• ја проверува усогласеноста на податоците,
• автоматски ги поврзува двата документа,
• ја зачувува врската во табулаторот „Врски“ во документацијата.

На овој начин, фактурата уште при увозот се поврзува со соодветниот деловен настан и е подготвена за понатамошна обработка.

Поврзаните документи може лесно да се отворат од двете страни. Од DMS документот, со клик на врската се отвора соодветниот интерен документ, додека од интерниот документ, примената фактура е достапна во табулаторот за документација во DMS.

Автоматска проверка на нарачката, приемот и фактурата

Една од клучните функционалности на решението е автоматската проверка на усогласеноста меѓу документите, односно 3-насочната проверка (3-Way Matching).

Системот ги споредува:

• нарачката,
• приемот или потврдата за испорака,
• примената фактура.

При проверката се споредуваат:

• количини,
• цени,
• попусти,
• даночни стапки,
• услови за испорака,
• вкупни износи,
• конечниот износ на документот.

Доколку сите податоци се усогласени, системот го евидентира документот според однапред поставениот тип, го означува како потврден и го подготвува за автоматско книжење.

На овој начин се намалува потребата од рачни проверки и се зголемува сигурноста при обработката на примените фактури.

Автоматски увоз без рачно внесување

По успешната проверка, податоците автоматски се пренесуваат во однапред дефинираниот тип на документ.

Кај еФактурите податоците се преземаат од XML, додека кај PDF фактурите се користат JSON податоци добиени преку процесот на препознавање.

Системот ги внесува:

• податоците од заглавието на документот,
• сите позиции,
• поврзаната нарачка и/или приемот на стоката,
• финансиските податоци.

Сметководството добива веќе подготвен и проверен документ, без потреба од рачно внесување на податоците.

Управување со отстапувања и исклучоци

Не секоја фактура целосно се совпаѓа со нарачката или приемот. Затоа, системот автоматски ги препознава ситуациите во кои е потребна дополнителна проверка.

На пример, доколку:

• не може да се пронајде поврзаниот документ,
• не е внесен или не е препознаен acDoc2,
• количините не се совпаѓаат,
• постои разлика во цените,
• недостасуваат податоци во заглавието,
• недостасуваат податоци за одредени ставки,

системот автоматски креира задача за одговорното лице.

Одговорното лице преку задачата може да пристапи до табулаторот за поврзување и да ја пронајде соодветната нарачка или документот за прием.

При пребарувањето, системот ги прикажува само неповрзаните документи што се однесуваат на истиот деловен партнер, со што се олеснува пронаоѓањето на соодветниот документ и се намалува можноста за погрешно поврзување.

Така, и кога автоматската проверка ќе наиде на отстапување, корисникот добива јасен следен чекор наместо рачно да го пребарува целиот процес.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки