Една еФактура е бесплатна, но обработката има цена: колку навистина нè чини рачната работа?

Кога зборуваме за еФактура, најчесто размислуваме за заштеда на хартија, печатење, поштарина и време за испраќање.

Сето тоа е точно.

Но, според мене, тоа не е најважната заштеда.

Вистинското прашање е: колку ја чини компанијата рачната обработка на една еФактура?

Бидејќи фактурата не завршува во моментот кога ќе пристигне електронски.

Тогаш процесот дури започнува.

Колку навистина работиме со една еФактура?

Една еФактура можеби пристигнува дигитално, но за да стане дел од деловниот процес, повторно е потребно да се помине низ повеќе фази.

Еве само кај влезните фактури, потребно е:

• некој од тимот да ја преземе од порталот на УЈП;
• да се проверат податоците во фактурата;
• да се внесат или коригираат податоците во системот;
• фактурата да се проследи на одобрување;
• одговорното лице да ја одобри;
• да се провери дали е одобрена;
• да се проследи во сметководство;
• да се подготви за плаќање;
• на крај да се архивира.

Секој од овие чекори можеби трае само неколку минути.

И токму затоа лесно го занемаруваме нивниот вистински трошок.

Но, кога тие минути ќе ги помножиме со стотици или илјадници фактури месечно, добиваме бројка која веќе не е занемарлива.

Минути по фактура се претвораат во часови.
Часовите се претвораат во реален оперативен трошок.

 

Еден едноставен пример

Да земеме компанија која обработува 1.000 влезни фактури месечно.

Доколку за секоја фактура се потребни просечно 10 минути рачна работа, тоа се:

10.000 минути или повеќе од 166 часа месечно.

Тоа се повеќе од четири работни недели на еден вработен.

А во оваа пресметка сè уште не сме ги вклучиле трошоците за грешки, повторно внесување податоци, барање документи, доцнење со одобрувања или пребарување на стари фактури.

Затоа, кога зборуваме за дигитализација, не треба да се прашуваме само:

„Колку ќе заштедиме на хартија и печатење?“

Треба да се прашаме:

„Колку време и работа можеме да отстраниме од процесот?“

 

Најскапи се невидливите минути

Во компаниите ретко ќе најдете ставка во финансискиот план наречена „време за барање фактура во e-mail“.

Но, тоа време постои.

Како што постои и времето потрошено на прашања:

„Кој ја одобрува оваа фактура?“

„Дали е одобрена?“

„Каде ја зачувавме?“

„Може ли да ми ја препратиш?“

„Дали е прокнижена?“

„Дали е платена?“

Секое од овие прашања можеби изгледа незначително.

Но, кога се повторуваат десетици или стотици пати месечно, стануваат реален оперативен трошок.

Најголемиот трошок често не е оној што го гледаме на фактурата, туку времето што го трошиме за да стигнеме до неа.

 

еФактурата сама по себе не го решава проблемот

Тука повторно доаѓаме до една важна разлика.

Доколку фактурата пристигнува електронски, но потоа некој рачно ги проверува и внесува податоците, ја праќа по e-mail на одобрување и ја бара во различни фолдери, сме дигитализирале само еден дел од процесот.

Документот е електронски.

Работата околу него сè уште е рачна.

Вистинската вредност доаѓа кога различните технологии работат како еден поврзан процес:

еФактура → DMS → eOCR → Workflow → ERP → плаќање → дигитална архива

Тогаш не автоматизираме само прием на документот.

Автоматизираме дел од неговиот животен циклус.

 

А што добиваме кога ќе ја отстраниме рачната работа?

Прво – време.

Но, не само време.

Добиваме и:

Помалку грешки, затоа што податоците не се препишуваат повеќепати.

Поголема контрола, затоа што секој чекор има свој статус и одговорност.

Побрзо одобрување, затоа што документот автоматски стигнува до вистинското лице.

Подобра достапност на информациите, затоа што документот и податоците се поврзани.

Подобра анализа, затоа што информациите од документите можат да се користат за донесување одлуки.

И можеби најважно:

луѓето престануваат да трошат време на активности кои не создаваат дополнителна вредност.

 

Дали автоматизацијата значи помалку луѓе?

Ова е прашање кое често го слушам.

Јас би го поставил поинаку.

Дали навистина сакаме искусен сметководител да поминува часови во препишување податоци од документи?

Или сакаме неговото знаење да го користиме за контрола, анализа и донесување одлуки?

Автоматизацијата не треба да биде проект за намалување на бројот на луѓе.

Таа треба да биде проект за намалување на непотребната работа.

Тоа е голема разлика.

 

Вистинската заштеда не е само во хартијата

Затоа, кога зборуваме за еФактура, не би ја мерел успешноста само според бројот на електронски испратени или примени фактури.

Би гледал нешто друго:

Колку минути рачна работа отстранивме?

Колку чекори исчезнаа?

Колку помалку e-mail пораки се испраќаат?

Колку помалку документи се печатат?

Колку побрзо се одобрува една фактура?

Колку време му останува на вработениот за работа која навистина бара негово знаење?

Таму е вистинскиот поврат на инвестицијата.

 

еФактурата е бесплатна. Рачната работа не е.

ЕФактурата ни носи нов, дигитален начин на размена на документи. Но, нејзината вистинска вредност се гледа дури тогаш кога ќе го промениме и начинот на кој работиме со неа.

Доколку зад електронската фактура останат истите рачни чекори, голем дел од потенцијалот за заштеда и ефикасност останува неискористен.

Затоа следниот чекор по воведувањето на еФактурата не треба да биде само прашањето:

„Како да примаме електронски фактури?“

Туку:

„Како да престанеме рачно да ги обработуваме?“

Тоа е моментот кога дигитализацијата почнува да создава вистинска деловна вредност.

 

**еФактурата е бесплатна.

Но, времето што го трошиме на рачна обработка има цена.**