Од еФактура до автоматизирано сметководство: каде исчезнува рачната работа?

Кога зборуваме за дигитализација на деловното работење, најчесто првата асоцијација е електронската фактура. И со право.

еФактурата претставува голем чекор напред. Наместо документите да патуваат физички, тие се разменуваат електронски, побрзо и поефикасно.

Но, вистинското прашање е:

Што се случува откако фактурата ќе пристигне во компанијата?

Дали процесот навистина станува автоматизиран или само заменуваме еден рачен чекор со друг?

Дигиталниот документ е само почеток

Во многу компании сè уште постои следниот процес:

1. Фактурата пристигнува по електронски пат.
2. Вработен ја отвора.
3. Рачно ги проверува податоците.
4. Ги препишува во деловниот систем.
5. Ја проследува на одобрување.
6. Архивира документ.

Иако фактурата е електронска, голем дел од работата останува рачна. Тоа значи дека компанијата направила чекор кон дигитализација, но не го искористила целиот потенцијал што го нуди технологијата.

Следниот чекор: деловниот систем да „разбира“ што пишува во него!

Тука доаѓа улогата на технологии како eOCR. Класичниот OCR само препознава текст од документ. Современите решенија одат многу подалеку.

Тие можат да препознаат:

• кој е добавувачот;
• број на фактура;
• датум;
• износ;
• даночни ставки;
• ставки од фактурата;
• поврзани деловни информации.

Со други зборови:

Документот повеќе не е само слика или PDF датотека. Тој станува податок со кој компанијата може веднаш да работи.

Од внесување податоци кон проверка и одобрување

Најголемата промена која ја носи автоматизацијата не е само во заштедата на време. Поголемата вредност е што луѓето престануваат да бидат внесувачи на податоци. Нивната улога се менува.

Наместо: „Внеси ја оваа фактура.“ Добиваме: „Провери дали оваа фактура е точна и дали треба да биде одобрена.“

Тоа е суштинската промена во модерното сметководство. Технологијата ја презема повторливата административна работа, а луѓето се фокусираат на контрола, анализа и донесување одлуки.

 

Каде се вклопува вештачката интелигенција?

Следната голема промена е примената на вештачката интелигенција.

Со решенија како AION, компаниите добиваат нов начин на интеракција со деловниот систем. Наместо секоја информација да се бара низ менија и документи, корисникот може природно да комуницира со системот.

На пример:

„Покажи ми ги неплатените фактури од минатиот месец.“

„Кои добавувачи имаат најголем раст на трошоци?“

„Подготви ми преглед на обврските што доспеваат оваа недела.“

Ова не значи дека вештачката интелигенција го заменува човекот. Напротив. Нејзината улога е да му даде на човекот побрз пристап до информациите и да го ослободи од рутинските активности.

 

Иднината на сметководството не е без луѓе. Таа е без непотребна рачна работа.

Често слушаме прашање: „Дали автоматизацијата ќе го промени сметководството?“

Одговорот е да. Но, не на начинот на кој многумина мислат. Сметководството нема да исчезне. Ќе исчезнат деловите од работата кои бараат:

• повторно внесување исти податоци;
• пребарување документи;
• рачни проверки;
• копирање информации од еден систем во друг.

И токму тука е вистинската вредност на дигитализацијата. Не е целта само да имаме електронски документи.

Целта е компаниите да работат попаметно.

 

Од еФактура до интелигентно деловно работење

Дигиталната трансформација не се случува со еден производ или една функционалност. Таа е патување. еФактурата е важна пресвртница.

Но, вистинската вредност доаѓа кога таа ќе се поврзе со:

• интегриран DMS;
• автоматско препознавање документи;
• работни процеси за одобрување;
• ERP систем;
• вештачка интелигенција.

Тогаш документите престануваат да бидат административен товар. Тие стануваат извор на информации за подобри деловни одлуки.

Иднината не е во тоа документите да ги внесуваме побрзо.
Иднината е во искористување на потенцијалите од дигитализација.