5 најчести грешки при водење на кадровската евиденција

Водењето на кадровската евиденција е основен дел од работењето на секоја компанија. Кадровската служба треба да се грижи за бројни документи и податоци – од договори за вработување, до евиденција за отсуства, обуки и здравствени прегледи.

Иако ова изгледа како рутинска работа, во пракса често се појавуваат грешки кои можат да предизвикаат дополнителна администрација, доцнења или дури и проблеми со законската регулатива. Непрегледната кадровска евиденција често влијае и на подготовката на пресметката на плати, бидејќи податоците мора да се собираат од повеќе различни извори.

Ајде да ги разгледаме петте најчести грешки со кои се соочуваат кадровските служби.

1. Водење евиденција во хартиена форма

Во многу компании персоналните досиеја сè уште се чуваат во папки. Таквата документација брзо станува непрегледна, документите може да се изгубат, а нивното пребарување одзема многу време.

Дополнително, чувањето во хартиена форма носи и дополнителни трошоци за архивирање и го ограничува пристапот до документите.

2. Непрегледно следење на рокови

Договорите за вработување, здравствените прегледи или различните сертификати се поврзани со рокови кои без соодветен систем тешко се следат.

Доколку компанијата ги следи роковите рачно или во одвоени табели, лесно може да се случи некој рок да биде пропуштен, што може да доведе до дополнителни трошоци или организациски компликации.

3. Податоци за вработените распространети на повеќе места

Податоците за вработените често се чуваат на различни места – во папки по докумети, Excel табли или е-пошта. Ваквата организација ја отежнува прегледноста и подготовката на извештаи за раководството.

Наместо да се посвети на анализа и планирање на кадровските активности, кадровската служба троши голем дел од времето на собирање информации.

4. Претерано рачно работење

Рачното внесување на податоци и препишувањето информации од различни документи значи поголема административна работа и зголемена можност за грешки.

Поради ова, кадровските служби често се занимаваат со рутински задачи, наместо да го посветат своето време на развојот на вработените или подобрување на организацијата на работата.

5. Отсуство на централен регистар на податоци“

Еден од најголемите предизвици во компаниите е отсуството на централен систем за кадровски податоци. Кога информациите за вработените се чуваат на различни места, тешко е да се обезбеди дека податоците се секогаш точни и ажурни.

Со централен регистар, сите податоци се наоѓаат на едно место и се достапни за овластените лица, што значително ја подобрува прегледноста и ефективноста на кадровските процеси.

Како да се избегнат овие грешки

Решение за голем дел од овие предизвици е дигитализацијата на кадровските процеси. Електронските досиеја овозможуваат централизирана евиденција на сите документи за вработените, автоматски потсетници за важни рокови и брз пристап до сите информации.

Вака, кадровската служба добива подобар преглед врз вработените, го намалува административното оптоварување и ја подобрува организацијата на работата.

Грешките при водење на кадровска евиденција често се резултат на застарени процедури или неповрзани системи. Хартиената документација, расеаните податоци и рачното следење на рокови лесно можат да предизвикаат дополнителни компликации.

Со воведување дигитални решенија, компаниите добиваат поголема прегледност, помалку административна работа и тотално појасни и поточни податоци за вработените. Вака, кадровската служба може да го посвети своето време на задачи кои ја носат најголемата вредност – развој на вработените и поддршка на деловните цели на компанијата.

 

Преземете го прирачникот за дигитализација на кадровските процеси

Подготвивме бесплатен прирачник во кој прикажуваме како со електронски досиеја можете да ја организирате кадровската документација, да го подобрите прегледот на роковите и да го поедноставите управувањето со кадровската евиденција и пресметката на плати.

Во прирачникот ќе дознаете:

• како да ги организирате персоналните досиеја во дигитална форма
• како да ги следите роковите за договори и здравствени прегледи
• како да го подобрите прегледот врз кадровската евиденција
• како да ги поврзете кадровските податоци со пресметката на плати