Колку всушност ве чини една Excel табела ?
Доколку водите мал бизнис, веројатно е дека Excel-от е една од најчесто користените програми на вашиот компјутер. Го користите за следење на продажбата, подготовка на списоци на клиенти, управување со залихи, евидентирање на одморите на вработените или планирање на трошоците. Сè уште е одличен избор за многу задачи денес, а многу бизниси не би можеле да функционираат без него.
Проблемот, сепак не е во Excel-от.
Проблемот се јавува кога компанијата расте, но начинот на кој работи останува ист. Она што некогаш беше една табеларна пресметка на крајот се претвора во десет различни датотеки што ги користат повеќе луѓе. Некои се складирани на заеднички диск, други на компјутерот на поединечен вработен, а трети се во е-пошта. Некој прави копија од датотеката „за секој случај“, некој ја преименува, некој додава нова колона во неа. По неколку месеци, никој не е сосема сигурен која верзија ги содржи најновите податоци.
Ваквите ситуации се многу почести во компаниите отколку што мислиме. Бидејќи се развиваат постепено, честопати ги прифаќаме како дел од секојдневниот живот.
Кога малите доцнења почнуваат да се собираат
Повеќето компании мислат дека не губат пари работејќи со Excel табели, тие губат пари времето што вработените го поминуваат работејќи на неа.
На продавачот му се потребни информации за залихите и им се јавува на колегите. Сметководството проверува дали броевите во последната табела се точни. Директорот отвора повеќе датотеки бидејќи не знае која е последно ажурирана. Некој ги забележува неточните информации, но не е јасно кој последен пат ги променил.
Секоја од овие задачи трае само неколку минути. Бидејќи се толку кратки, речиси никогаш не се перцепираат како трошок. Но, кога слични ситуации се повторуваат секој ден, тие почнуваат да го одземаат времето на целиот тим без да се забележат.
Честопати дури и не забележуваме колку енергија се троши за координирање на податоците, проверка на точноста на информациите и наоѓање одговори што треба да бидат достапни за неколку секунди.
Компанијата ги прераснува табелите
Речиси секоја компанија достигнува точка каде што една табела во Excel повеќе не е доволна. Нова се креира за продажба, друга за залихи, трета за проекти, четврта за одмори на вработените. Секоја го решава својот проблем, а заедно создаваат нов.
Податоците почнуваат да се дуплираат. Истите информации треба да се корегираат на повеќе места. Доколку една табела не се ажурира, тоа брзо води до погрешни одлуки или дополнителна работа.
Ова често резултира со маѓепсан круг. Бидејќи не постои унифициран преглед, се создаваат нови записи, што значи уште повеќе мануелна работа.
Најголемиот ризик не се формулите
Во многу компании, постои личност која најдобро го познава „Excel“-от. Тие знаат кои формули не треба да се менуваат, која табела е точна и зошто податоците се подредени на специфичен начин.
Додека тоа лице е присутно, сè функционира без поголеми проблеми. Вистинските предизвици се јавуваат само за време на подолго отсуство, промена на работното место или кога некој друг мора да работи со истите податоци.
Компанијата на тој начин станува зависна од поединецот и неговиот начин на работа, наместо информациите да се базираат на транспарентен систем до кој може да пристапи секој на кого му е потребен.
Кога е време за поинаков пристап?
Excel-от секогаш ќе биде одлична алатка за анализа, пресметки и извештаи. Сепак, тој не е создаден како централен систем за управување со целата компанија.
Доколку вработените поминуваат сè повеќе време во пребарување на податоци, проверка на различни верзии на датотеки или рачно копирање информации помеѓу програми, проблемот повеќе не е организацијата на една табела. Во тој момент, компанијата обично го надраснува начинот на работа што добро ѝ служел до тој момент.
Затоа, транзицијата кон унифициран деловен систем не е прашање на големината на компанијата, туку првенствено на транспарентност и ефикасност.
Еден податок, еден запис, еден преглед
Современите деловни информациски системи дозволуваат податоците да се внесуваат само еднаш, а потоа тие се достапни за секој на кого му се потребни во својата работа. Продажбата, набавките, сметководството, залихите и документацијата се меѓусебно поврзани, така што повеќе нема потреба од усогласување на различни табели или рачно пренесување на податоци.
Ова не значи дека Excel-от исчезнува од компанијата. Напротив. Тој сè уште останува одлична алатка за подготовка на анализи и извештаи. Разликата е во тоа што повеќе не е одговорен за секојдневните операции.
PANTHEON им овозможува на компаниите токму тоа да го прават. Клучните деловни податоци се собираат на едно место, процесите се поврзани, а вработените работат со исти, секогаш ажурирани информации. Ова значи дека тие трошат помалку време проверувајќи податоци и повеќе време на работа што создава вредност.
