Практичен пример: Како електронските персонални мапи ја менуваат кадровската работа

Кадровските оддели често работат со стотици документи кои треба да се чуваат, следат и навремено обновуваат. Договорите за вработување, лекарските прегледи, потврдите за обуки и сертификатите брзо ги полнат архивите, а следењето на роковите станува сè покомплицирано. Поради ова, многу компании се соочуваат со ситуација во која трошат повеќе време на пребарување документи отколку на стратешки задачи.

Во пракса, дигитализацијата најдобро се покажува преку пример кај средно-голема услужна компанија која одлучи да воведе електронски персонални мапи.

Предизвик: многу хартија, малку прегледност

Компанија со околу 100 вработени ги водеше персоналните досиеја исклучиво на хартија. Договорите беа сместени во папки, лекарските прегледи се следеа во Excel, а белешките од годишните разговори беа распоредени во повеќе фолдери. Кадровскиот тим секој месец трошеше часови само за да ги пронајде потребните документи и да провери кога истекуваат договорите. Повремено се случуваше да се пропушти рок за лекарски преглед, што создаваше дополнителни трошоци и непотребен стрес.

Целта на раководството беше поголема прегледност и помалку администрација.

Решение: електронски персонални мапи

Со воведувањето на дигитално решение, работењето во кадровската служба стана многу поедноставно. Сите документи на вработените се чуваат на едно место и се достапни за секој овластен член на тимот. Со напредното пребарување, повеќе нема потреба да се пребаруваат папки – документот се наоѓа за момент.

Дополнително, подготовката на нови договори сега е многу побрза благодарение на шаблоните, а потпишувањето се прави дигитално, па нема повеќе печатење и физичко архивирање.

Најголемата заштеда на време ја донесоа автоматските потсетници. Системот навремено предупредува за истек на договорите и лекарските прегледи, па кадровските менаџери повеќе не треба рачно да ги проверуваат роковите. Раководството, пак, добива јасен преглед кога документите ќе го достигнат крајот на својот рок на чување.

И, секако, сите документи се безбедно зачувани според највисоките стандарди за заштита на податоците, со пристап само за овластени лица.

Резултат: заштеда на време и поголема прегледност

По три месеци користење на електронските персонални мапи, компанијата процени дека месечно заштедува повеќе од 25 часа административна работа. Кадровскиот тим сега може да се посвети на развојот на вработените и подготовка на кадровски анализи, наместо да троши време на пребарување документи.

Вработените имаат брз пристап до своите документи, а раководството добива јасен преглед на целата кадровска евиденција. Најголемата промена е тоа што проблемите со заборавени рокови целосно исчезнаа, бидејќи системот автоматски потсетува на сите важни обврски.

Заклучок

Примерот од оваа компанија покажува дека електронските персонални мапи не се само дигитална верзија на папките, туку целосен систем кој значително ја олеснува кадровската работа. Со централизирана евиденција, електронско потпишување, безбедно чување и автоматски потсетници, процесите стануваат едноставни, прегледни и сигурни.

Ако и вашата кадровска служба троши премногу време на администрација, дигитализацијата на персоналните досиеја е првиот чекор кон поголема ефикасност и полесен преглед на документи.

За повеќе информации за функционалностите на електронските персонални досиеја, погледнете го бесплатниот прирачник „Електронски персонални мапи: Како дигитализацијата ги поедноставува кадровските процеси“, достапен на линкот подолу.