Дигитализирана обработка на примени фактури

Решението овозможува целосно дигитално евидентирање и обработка на примените фактури, со автоматизација на процесот на нивна проверка и одобрување.

Фактурите автоматски се внесуваат во системот за управување со документи (DMS), без разлика дали се примени преку:

• е-пошта
• PDF документи
• електронски фактури преку системот еФактура
• OCR препознавање
• автоматско извлекување на податоци со помош на вештачка интелигенција

Системот овозможува брза, прецизна и следлива обработка на фактурите, без потреба од рачно препишување на податоците.

Автоматска проверка на усогласеноста на документите

Една од клучните функционалности на решението е автоматската проверка на усогласеноста помеѓу документите поврзани со набавката:

• нарачката
• потврдата на нарачката или документот за прием на стоката
• фактурата

Системот ги споредува количините, цените, износите и другите релевантни податоци и автоматски утврдува дали информациите во документите се совпаѓаат.

На овој начин, неправилностите и отстапувањата можат да се откријат пред фактурата да биде одобрена и книговодствено обработена, со што се намалува ризикот од грешки и непотребна рачна проверка.

Автоматска ликвидација без рачна обработка

Кога податоците од нарачката, приемот и фактурата се совпаѓаат, системот автоматски:

• ја потврдува усогласеноста на податоците,
• ја ликвидира фактурата,
• ја поврзува со сите релевантни документи,
• ја подготвува за понатамошно книжење.

Целиот процес се одвива без дополнителна рачна обработка, со што значително се скратува времето потребно за обработка на примените фактури.

Флексибилно управување со дозволени отстапувања

Во секојдневното работење можат да се појават мали разлики меѓу документите поради заокружување, трошоци за испорака или други оправдани отстапувања.

Системот овозможува однапред да се дефинираат финансиски и процентуални толеранции, на пример:

• до 2 % отстапување
• до 5 евра разлика

Доколку отстапувањето е во рамките на дозволената толеранција, фактурата автоматски се ликвидира, а разликата се евидентира на однапред определена сметка за отстапувања.

Предности

• помалку фактури за рачна обработка
• побрза обработка на документите
• намалување на административната работа
• поголема ефикасност на сметководството и набавките

Автоматско насочување на отстапувањата

Кога системот ќе утврди несовпаѓање, фактурата автоматски се насочува кон одговорното лице, во зависност од видот на отстапувањето.

Разлика во цената

Фактурата се насочува кон одговорниот купувач кој управува со конкретната нарачка.

Разлика во количината

Документот се насочува кон одговорното лице во магацинот, каде што се проверува приемот на стоката.

Неточни податоци

Отстапувањата во податоците за компанијата, даночниот број, банкарската сметка и слично се насочуваат кон сметководството.

На овој начин, секое отстапување стигнува до лицето кое може најбрзо да го провери и реши, без непотребно пренасочување меѓу одделите.

Јасен преглед на отстапувањата

За фактурите кај кои се појавиле несовпаѓања, системот обезбедува преглед во кој корисникот може директно да ги спореди податоците од:

Нарачката | Приемот на стоката | Фактурата

Разликите се јасно означени, со што корисникот веднаш може да ја утврди причината за отстапувањето.

Пример:

• цена според нарачката: 10 евра
• цена на фактурата: 12 евра

Во зависност од утврдената разлика, одговорното лице може:

• да го потврди отстапувањето
• да побара кредитна белешка
• да изврши делумна ликвидација на фактурата

Автоматизиран процес за решавање на отстапувањата

Кога ќе се открие несовпаѓање, системот автоматски го активира соодветниот процес.

1. Евидентирање на отстапувањето

Фактурата се задржува за понатамошна обработка и добива соодветен статус. Причината за несовпаѓањето се евидентира во историјата на настани.

2. Известување на одговорните лица

Одговорните корисници автоматски добиваат известување за потребната активност.

3. Решавање на отстапувањето

Со неколку клика, корисникот може:

• да го потврди отстапувањето
• да побара кредитна белешка
• да изврши делумна ликвидација

Секоја активност автоматски се евидентира и останува достапна во историјата на обработката.

Целосна следливост на обработката

Секој чекор од обработката на фактурата е евидентиран, вклучувајќи:

• кој ја прегледал фактурата
• кој го одобрил отстапувањето
• кога е донесена одлуката
• зошто отстапувањето е одобрено или одбиено

На овој начин се обезбедува целосна следливост на процесот и полесна подготовка за внатрешни и надворешни ревизии.

RECADV за дополнителна автоматизација

Со електронската размена на документи преку RECADV, процесот на обработка на примените фактури може дополнително да се автоматизира.

Како функционира процесот?

1. Набавката ја испраќа нарачката до добавувачот.
2. По приемот на стоката, магацинот ја евидентира фактички примената количина.
3. Системот автоматски испраќа RECADV – потврда за прием на стоката – до добавувачот.
4. Добавувачот ја подготвува фактурата врз основа на потврдените количини.
5. Системот автоматски ја споредува фактурата со нарачката и приемот на стоката.

Резултатот е помалку рачно усогласување, помалку несогласувања и значително поавтоматизиран процес на ликвидација на фактурите.

Бизнис придобивки

• До 70–80 % помалку фактури за рачна обработка
• Побрза ликвидација и книжење на фактурите
• Автоматско откривање и насочување на отстапувањата
• Целосна поврзаност меѓу нарачките, приемите и фактурите
• Поголема ефикасност на набавките, магацинот и сметководството
• Целосна следливост на сите одлуки и активности
• Намалување на административните трошоци
• Поголема точност и помалку грешки при обработката

Со автоматизирана ликвидација и 3-насочна проверка на документите, компанијата добива побрз и поконтролиран процес на обработка на фактурите, со помалку рачна работа, подобра контрола на трошоците и целосна следливост на секој чекор.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки