Координиран процес на одобрување и пренесување на документи

Потврдување на примени фактури со поголема контрола

Модулот овозможува структуриран процес на потврдување и одобрување на примените фактури, со повеќе нивоа на одобрување, автоматска распределба на документите до одговорните лица и следење на статусот на процесот во реално време.

По приемот, фактурите автоматски се распределуваат во однапред дефинирани групи, според одговорното лице назначено за конкретниот добавувач. На тој начин, секоја фактура стигнува до лицето кое треба да ја провери и одобри.

Централизирано собирање на фактурите

Сите примени фактури автоматски се увезуваат во Документацијата, каде што се чуваат на едно место и се достапни за понатамошна обработка.

Пристапот до одделните класификации може да се ограничи на овластени корисници, со што се обезбедува поголема контрола врз тоа кој може да ги прегледува и обработува документите.

Автоматска распределба до одговорните лица

По приемот на фактурата, автоматски се активира процесот на нејзина распределба.

PANTHEON го одредува одговорното лице врз основа на податоците внесени за добавувачот во листата со кодови на субјектот. Фактурата потоа се проследува според однапред дефинираните правила и нивоа на проверка и одобрување.

Доколку за одреден добавувач нема назначено одговорно лице, фактурата не се вклучува автоматски во процесот на одобрување. Во таков случај, документот може рачно да се проследи на одобрување.

На овој начин, процесот на обработка на примените фактури станува поорганизиран и транспарентен, со јасно дефинирани одговорности и поголема контрола во секој чекор.

Контрола на статусот на документот во секое време

Во секој момент можете да проверите во која фаза од процесот се наоѓа одредена фактура:

• во процес на валидација;
• одбиена;
• одобрена и процесот е завршен.

Јасно дефинираните статуси овозможуваат брз и транспарентен увид во тековната состојба на секој документ, без потреба од дополнителни проверки.

Транспарентен преглед без дополнително пребарување

Во табеларниот преглед се прикажува и одговорното лице за секоја фактура, па веднаш можете да видите кој ја обработува и во која фаза од процесот се наоѓа.

На овој начин, во секое време можете да проверите:

• кој моментално е одговорен за документот;
• во која фаза се наоѓа одобрувањето;
• дали фактурата е одбиена или процесот е завршен;
• каде евентуално настанало доцнење во процесот.

Ова овозможува полесно откривање на застои и навремена реакција доколку е потребно дополнително постапување.

Флексибилна обработка на фактурите во сметководството

По завршувањето на процесот на одобрување, сметководството може да избере начин на кој ќе ја обработи и книжи фактурата, во зависност од достапниот документ и воспоставениот процес:

• увоз на XML документ;
• рачно внесување;
• обработка на фактурата со OCR.

На овој начин, процесот на одобрување лесно се поврзува со понатамошната сметководствена обработка.

Предности на решението

• Автоматизиран процес на одобрување на фактурите;
• Јасно дефинирани одговорности и нивоа на одобрување;
• Помалку рачно пренесување и обработка на документи;
• Побрз проток на примените фактури;
• Транспарентно следење на статусот на секој документ;
• Полесно откривање на доцнења и одбиени фактури;
• Поголема безбедност и подобра контрола врз пристапот до документите.

За кого е наменето решението?

Решението е особено корисно за компании кои имаат:

• повеќе нивоа на одобрување на фактурите;
• повеќе лица или оддели вклучени во проверката и одобрувањето на трошоците;
• потреба од поголема контрола и транспарентност во процесот;
• голем број примени фактури и корисници вклучени во нивната обработка.

Клучна вредност на решението

PANTHEON овозможува многу повеќе од едноставна обработка на примените фактури. Со правилно поставен процес на одобрување, компанијата добива јасен преглед на документите, одговорностите и текот на обработката – од прием до книжење.

Секој документ има свое место, одговорно лице и јасно дефиниран тек, што овозможува поголема контрола, помалку рачна работа и поефикасно управување со примените фактури.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки