Дигитална контрола врз процесот на приговори

Во секоја организација што издава голем број фактури, приговорите од клиентите се неизбежен дел од работењето. Клучот не е само во нивниот број, туку во начинот на кој се примаат, обработуваат и решаваат.

Во пракса, приговорите можат да пристигнат преку различни канали – како е-фактура, е-пошта, писмено барање или телефонски повик.

Кога информациите се расфрлани на различни места, следењето на случаите станува потешко, одлуките зависат од поединци, а контролата врз спорните износи и нивниот статус е ограничена.

Решението за управување со приговори на издадени фактури го дигитализира и организира целиот процес, овозможувајќи подобра прегледност, јасно дефинирани одговорности и поголема контрола врз секој приговор.

Унифициран процес наместо импровизација

Решението го дигитализира и стандардизира процесот – од приемот на приговорот, преку неговата обработка и донесување одлука, до конечната финансиска обработка.

Секој приговор:

• е поврзан со конкретна издадена фактура
• се евидентира на едно место
• има јасно дефиниран статус и одговорно лице
• се обработува според однапред дефинирани правила и чекори

Без разлика на тоа како е пристигнат приговорот, целиот процес се одвива на структуриран и транспарентен начин, со можност за следење на секој чекор.

Целосна транспарентност и контрола

Веднаш по евидентирањето на приговорот, фактурата добива соодветен статус и се прикажува во прегледот на документите со приговори.

Ова овозможува:

• јасен преглед на сите активни приговори
• увид во вкупниот износ на спорните фактури
• транспарентен преглед на одговорностите и тековната фаза на процесот

Сите прилози, коментари, причини за приговор и донесени одлуки се чуваат заедно со документот. На тој начин се обезбедува целосна следливост и увид во историјата на обработка.

Побрзо и посигурно донесување одлуки

Процесот на обработка на приговорите се одвива според однапред дефинирани правила и ги вклучува сите релевантни учесници, во зависност од случајот:

• одговорни лица
• консултанти, кога е потребно
• раководители на оддели
• финансии и сметководство
• раководство, за приговори со повисока финансиска вредност

Помалите приговори можат да се решаваат побрзо, додека оние што надминуваат однапред дефиниран износ автоматски се насочуваат кон дополнително одобрување.

На овој начин се постигнува вистинскиот баланс помеѓу брзината на решавање и потребното ниво на контрола.

Финансиска сигурност без дополнителен товар

Решението овозможува:

• јасно управување со спорните побарувања
• контролирано издавање на кредитни одобренија
• правилно откажување на спорни фактури
• подготовка и издавање на коригирани фактури

По завршувањето на процесот, статусот на фактурата автоматски се ажурира, а приговорот се затвора без потреба од дополнително рачно следење.

Предности на решението

• Пократко време за решавање на приговорите
• Намален оперативен и финансиски ризик
• Поголема внатрешна транспарентност
• Јасно дефинирани одговорности
• Подобар и попрофесионален однос со клиентите
• Целосна следливост на процесот и донесените одлуки

Со решението, приговорите повеќе не се непредвидлива и административно сложена задача, туку структуриран и контролиран деловен процес.

За кого е наменето решението?

Решението е особено корисно за:

• Оддели за финансии и сметководство
• Продажни тимови и тимови задолжени за поврат на средства
• Организации со голем број издадени фактури
• Компании кои работат со е-фактури
• Тимови кои сакаат да воспостават стандарден и скалабилен процес за обработка на приговори

Како што расте обемот на работењето и се зголемува бројот на луѓе вклучени во процесот на донесување одлуки, потребна е јасна структура што ќе обезбеди контрола, прегледност и непречено работење.

Клучна вредност на решението

Повеќе од алатка за обработка на приговори.

Решението внесува сигурност, транспарентност и контрола во процес кој директно влијае врз финансиското работење и односите со клиентите.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки