eФактурата станува задолжителна: Еве што треба да знаете
Задолжителната еФактура е се поблиску. Иако оваа промена можеби изгледа далеку, искуството покажува дека компаниите многу полесно ги воведуваат промените кога со подготовките започнуваат навреме.
Преминот кон еФактура не е само техничка промена. Компаниите ќе треба да ги усогласат процесите за испраќање и примање фактури, да го дефинираат начинот на електронска размена на документи и во промените да ги вклучат своите клиенти, добавувачи и сметководствени сервиси.
Навремената подготовка значи помалку предизвици, подобра контрола врз документацијата и значително полесен премин кон новиот начин на работа.
Зошто е паметно да почнете со подготовките уште денес?
Многу претприемачи, кога ќе се најават законски промени, прво помислуваат дека имаат доволно време за прилагодување. Но во пракса, најголемиот предизвик најчесто е усогласувањето на сите засегнати страни.
За успешен премин кон еФактура не е доволно само да се избере соодветно решение. Потребно е да се обезбедат и:
- електронско примање и испраќање фактури,
- усогласени процеси со добавувачите и клиентите,
- соодветно поставување на деловниот систем,
- организирано архивирање на документите,
- обука на вработените.
Компаниите што ќе започнат со подготовките навреме ќе имаат повеќе време да ги тестираат процесите, да ги оптимизираат работните текови и навремено да ги отстранат евентуалните предизвици.
Кои чекори треба да ги преземат компаниите уште денес?
1.Да го дефинираат процесот за примање еФактури
Еден од првите чекори е компанијата да определи одговорно лице кое ќе биде задолжено за прием и обработка на пристигнатите еФактури.
Покрај тоа, потребно е навреме да се дефинира и интерниот процес за нивно одобрување и обработка. Кој ќе ги презема фактурите? Кој ќе ја проверува нивната исправност? Кој ќе ги одобрува за плаќање? И како ќе се обезбеди навремено постапување по нив?
Со јасно дефинирани улоги и одговорности се намалува ризикот од пропуштени фактури, доцнења во обработката и недоразбирања во рамки на компанијата.
Навременото уредување на овие процеси ќе овозможи полесно и поефикасно управување со еФактурите по нивното задолжително воведување.
2. Да ја проверат подготвеноста на своите деловни партнери
Едно од најчестите прашања на компаниите е како да проверат дали деловниот партнер веќе прима еФактури.
Тоа е важно да се провери што е можно порано, бидејќи успешниот премин ќе зависи и од подготвеноста на купувачите и добавувачите. Навремената комуникација со нив може да спречи многу проблеми при воведувањето на новите барања.
3. Да воспостават систем за архивирање на документи
Преминот кон еФактура отвора и прашање за архивирање на документацијата.
Компаниите мора да обезбедат соодветно електронско архивирање на документите и да овозможат прегледно пребарување и пристап до фактурите кога тие се потребни за вработените, сметководството или ревизорите.
Дигиталното архивирање овозможува значително побрза работа и ја намалува зависноста од хартиена документација.
Што значи ова за сметководствените бироа?
Посебен предизвик ги очекува сметководствените бироа кои во име на своите клиенти подготвуваат или испраќаат фактури.
Сметководствените бироа ќе треба да им помогнат на своите клиенти при:
- регистрација на соодветни електронски сандачиња,
- поставување на размена на еФактури,
- организирање на приемот на документи,
- усогласување на процесите со добавувачите и клиентите.
Навремената подготовка е затоа важна и за сметководствените бироа, бидејќи така ќе можат своите клиенти да ги водат низ процесот организирано и без непотребен притисок во последните месеци пред воведувањето.
Што е со фактурите од странство?
Многу компании соработуваат со странски добавувачи и се прашуваат како ќе функционираат еФактурите во меѓународен контекст.
Кога станува збор за фактури од странство, важно е да се знае дека Управата за јавни приходи (УЈП) во Македонија поддржува размена на еФактури само помеѓу регистрирани корисници во системот.
Тоа значи дека фактурите од странски добавувачи нема да се испраќаат до УЈП преку системот за еФактури. Начинот на прием и обработка на овие документи ќе зависи од договорениот начин на размена со конкретниот деловен партнер.
Затоа е препорачливо компаниите навреме да проверат како нивните странски партнери ги испраќаат фактурите и кои формати и канали за електронска размена ги користат.
Најчести митови за еФактурите
„Ќе го решиме тоа непосредно пред воведувањето.“
Предоцната подготовка е најчеста причина за тешкотии при воведување нови процеси.
„еФактури можат да се испраќаат само до корисници на истиот систем.“
„Ова не е точно. УЈП овозможува поврзување меѓу различни системи и мрежи.“
„Промената се однесува само на сметководството.“
Промената влијае и на продажбата, набавката, администрацијата и раководството на компанијата, бидејќи се однесува на целиот тек на документацијата.
„Се работи само за техничка поставка.“
Покрај техничкиот дел, потребно е да се уредат и организациските процеси и комуникацијата со деловните партнери.
Како да се подготвите без непотребен стрес?
Најдобрата стратегија е постепена подготовка.
Компаниите што навреме ќе ги уредат примањето и испраќањето на еФактури, ќе ги вклучат своите деловни партнери и ќе ги проверат процесите, ќе го направат преминот значително полесен од оние што ќе започнат со активности непосредно пред воведувањето.
Доколку сакате да проверите колку е подготвен вашиот тековен процес или како да пристапите кон преминот на еФактури, обратете се кај вашиот партнер за поддршка или контактирајте го тимот на Даталаб на efaktura@datalab.com.mk.
Сакате да дознаете повеќе?
Во март 2026 го одржавме вебинарот „еФактура, еПораки и ДМС во PANTHEON ERP – Решение за целосна усогласеност“, кој предизвика голем интерес кај компаниите и сметководствените сервиси.
Доколку го пропуштивте вебинарот, можете бесплатно да ја преземете снимката на следниов линк.
