Дигитализирајте и архивирајте ја документацијата со PANTHEON DMS

Дали имате голема количина деловна документација складирана во локални папки и различни локации?

Пребарувањето низ голем број папки и документи може да одземе многу време, особено кога документацијата е распоредена на различни места и не е организирана на единствен начин.

Со PANTHEON DMS, можете едноставно и масовно да увезете документи од претходно дефинирани локални папки во централизираната дигитална архива.

На овој начин, постојната документација се префрла во организирана дигитална архива, каде што може полесно да се класифицира, пребарува и прегледува.

Предности на масовниот увоз на документација

Со масовниот увоз добивате:

• автоматски увоз на документација од однапред дефинирани папки;
• автоматска класификација и архивирање на документите;
• брзо пребарување и едноставен преглед на документацијата;
• безбедно складирање на важните деловни документи на едно место;
• можност за печатење на поединечни документи;
• можност за извоз и локално зачувување на документите кога е потребно.

Организирајте ја документацијата според вашите потреби

Документите може да се чуваат и класифицираат според однапред дефиниран план за класификација. Планот може да се преземе како готово решение или да се приспособи според начинот на работа и потребите на вашата компанија.

На овој начин, различните видови документација се организираат систематски и се олеснува нивното понатамошно пребарување и користење.

Во дигиталната архива, на пример, може да се чуваат:

• извештаи за попис;
• одлуки и годишни одобрувања;
• извештаи за отворени ставки и усогласувања;
• евиденција за основни средства;
• биланси и финансиски извештаи;
• регулаторна и сметководствена документација.

Помалку време за пребарување, подобра организација и целата документација достапна на едно место.

Како функционира?

PANTHEON Workflow DMS Folder Import автоматски ги презема документите од однапред дефинирани локални папки, им доделува соодветни класификации и ги складира во определените архиви во рамките на DMS системот.

На овој начин, поголем број документи може да се префрлат во дигиталната архива без нивно рачно внесување и поединечно архивирање.

Клучни придобивки од увозот на документација од локални папки

• Брз и едноставен масовен увоз на документација;
• Автоматска класификација и архивирање на документите;
• Организирана документација на едно место;
• Брзо пребарување и пристап до документите;
• Пристап до документацијата во секое време и од различни локации;
• Намалена потреба од хартиена документација и физички архиви;
• Поголема безбедност и контрола врз деловните документи.

Заборавете на купиштата хартија и долгото пребарување низ локални папки.

Дигитализирајте ја деловната документација и обезбедете брз и едноставен пристап до сите важни документи со PANTHEON DMS.

Клучна вредност на решението

Со PANTHEON DMS, деловната документација од локалните папки може брзо да се префрли во централизирана дигитална архива, каде што е организирана, класифицирана и достапна за пребарување и преглед.

Масовниот увоз го поедноставува преминот од локално складирани документи кон централизирано управување со документацијата, ја намалува зависноста од хартиените архиви и овозможува поголема прегледност, контрола и ефикасност во секојдневното работење.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки