Контролирано и автоматизирано одобрување на фактури

Проблем:

Во организациите што обработуваат голем број дојдовни фактури и имаат повеќе нивоа на одобрување, нивната обработка често е бавна, непроѕирна и неефикасна.

Фактурите се доставуваат рачно преку е-пошта или други комуникациски канали, при што често не е јасно кој е одговорен за нивната обработка, до каде е стигнат процесот и каде се наоѓа документот.

Ваквиот начин на работа предизвикува доцнења во потврдувањето и евидентирањето на трошоците, го зголемува административниот товар и создава ризик од грешки, погрешно насочување или губење на документи.

Дополнителен предизвик е одржувањето на контрола кога одобрувањето се врши на повеќе нивоа. На пример, менаџер од пониско ниво може да одобрува фактури до 300 евра, менаџер од средно ниво до 5.000 евра, додека повисоките износи треба да бидат одобрени од менаџментот.

Без јасно дефиниран процес, ваквите правила тешко се следат доследно. Фактурите може да бидат испратени до погрешно лице, да останат заглавени во одредена фаза или да бидат одобрени без соодветна контрола.

Корисниците во секој момент треба да имаат јасен преглед на статусот на фактурата, лицето кај кое се наоѓа и чекорот што следува.

Решение:

Решението овозможува структуриран и автоматизиран процес на одобрување на примените фактури, со повеќе нивоа на контрола и јасно дефинирани одговорности.

По приемот, секоја фактура автоматски се насочува кон соодветното лице или група корисници, согласно однапред поставените правила за одобрување.

Во зависност од износот, добавувачот или други однапред дефинирани критериуми, фактурата се проследува до соодветното ниво на одобрување. По завршувањето на секој чекор, документот автоматски продолжува кон следното ниво, без потреба од рачно препраќање.

На овој начин, целиот процес е организиран на едно место, а корисниците во секој момент имаат увид во статусот на фактурата, кој ја обработува и до каде е стигнато одобрувањето.

Централизирано управување со примените фактури

Сите примени фактури се префрлаат во Документација, каде што се достапни на едно место. Пристапот до документите може да биде ограничен само на овластени корисници, со што се обезбедува поголема контрола и сигурност при нивната обработка.

Автоматска распределба до одговорните лица

По приемот на фактурата, автоматски се започнува процесот на нејзино одобрување.

Системот го определува одговорното лице врз основа на однапред дефинираните податоци за добавувачот. Фактурата потоа автоматски се насочува кон соодветното лице или група корисници, според поставените правила за одобрување.

На овој начин, секоја фактура поминува низ однапред дефинирани нивоа на проверка и одобрување.

Доколку кај добавувачот не е определено одговорно лице, фактурата не се вклучува автоматски во процесот, но може рачно да се испрати на одобрување.

Контрола на документите во секој момент

Во секој момент можете да го следите статусот на фактурата и да знаете до каде е стигнат процесот на одобрување.

Достапните статуси овозможуваат јасен преглед на тековната состојба на секој документ, како што се:

• Во процес на одобрување
• Одбиено
• Завршено

Целосна прегледност на процесот

Одговорното лице е прикажано директно во прегледот на документите, па веднаш можете да видите кај кого се наоѓа фактурата и во која фаза од процесот е.

На овој начин лесно се идентификуваат:

• кај кого моментално се наоѓа фактурата
• во која фаза од процесот се наоѓа
• каде настануваат доцнења или застои во одобрувањето

Флексибилно книжење на одобрените фактури

По завршувањето на процесот на одобрување, сметководството може да го избере најсоодветниот начин за обработка и книжење на фактурата:

• увоз на XML документ
• рачно внесување
• OCR обработка на фактурата

Предности на решението

• Автоматизиран процес на одобрување на примените фактури
• Јасно дефинирани одговорности и нивоа на одобрување
• Помалку рачна дистрибуција и препраќање на документи
• Побрз проток и обработка на примените фактури
• Транспарентно следење на статусот на секој документ
• Полесно откривање на доцнења и одбиени фактури
• Поголема сигурност и контрола на пристапот до документите

За кого е наменето решението?

Решението е наменето за компании кои имаат:

• Повеќе нивоа на проверка и одобрување на фактурите
• Повеќе лица или тимови вклучени во одобрувањето на трошоците
• Потреба од јасно дефинирани одговорности и контрола врз процесот
• Голем број примени фактури и корисници вклучени во нивната обработка

Клучна вредност на решението

PANTHEON овозможува повеќе од едноставно евидентирање на фактурите.

Со структуриран и автоматизиран процес на одобрување, добивате подобра контрола врз документите, јасно дефинирани одговорности и целосна прегледност на процесот – од приемот на фактурата до нејзиното одобрување и книжење.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки