Колку од секојдневните задачи во компанијата би можеле да се извршуваат автоматски?
Во секоја компанија постојат задачи што се повторуваат од ден на ден. Проверка на залихите, обработка на нарачки, одобрување фактури, испраќање документи, следење плаќања, подготовка на извештаи и управување со документацијата на вработените. Секоја од овие задачи можеби одзема само неколку минути, но заедно заземаат значителен дел од работниот ден.
Проблемот често не е во еден голем и сложен процес, туку во многуте мали чекори што сè уште бараат рачна проверка, внесување податоци или пренесување информации до колегите. Токму во овие ситуации автоматизацијата може најмногу да го олесни секојдневното работење.
Затоа, покрај стандардните функционалности, PANTHEON нуди и дополнителни решенија за различни деловни процеси. Повеќе од 40 решенија се собрани во новиот Каталог на решенија, каде што можете да ги разгледате според областа на вашето работење.
Од нарачка и залихи до испорака
Во делот на управување со залиха, голем дел од секојдневните активности се сведуваат на истите прашања: што е нарачано, што моментално има на залиха, што е веќе резервирано и што треба да се нарача од добавувачот?
Затоа, решенијата во каталогот, меѓу другото, опфаќаат обработка на нарачки, преглед на резервации и залихи, планирање на набавките и подготовка на испораките. На пример, Продажниот асистент на едно место ги обединува информациите за нарачките на купувачите, издадените количини, моменталната состојба на залихите по магацини, сериските броеви, роковите на употреба и поврзаните нарачки кон добавувачите.
Друг пример е автоматското креирање нарачки кон примарниот добавувач. Кога залихата на одреден артикл ќе падне под дефинираната минимална количина, PANTHEON може автоматски да го започне процесот на набавка, без потреба вработените постојано рачно да ја проверуваат состојбата.
Во пракса, ова значи дека продажбата може полесно да провери дали стоката е достапна, магацинот има подобар преглед на испораките, а набавката може навремено да ги обезбеди потребните количини.
Финансии без постојана проверка на рокови и статуси
И во финансиското работење многу време одземаат задачи што не се сложени, но бараат редовно и доследно извршување. Еден таков пример е следењето на доспеаните фактури.
Наместо рачна проверка, системот може да ги следи роковите на доспевање на издадените фактури и, кога ќе се исполнат одредени услови, автоматски да го започне следниот процес, на пример, испраќање SMS известување до купувачот. На сличен начин може систематски да се следат и обработуваат рекламациите на фактурите.
Автоматизацијата во овој случај не значи само заштеда на време. Уште поважно е што процесот повеќе не зависи од тоа дали некој ќе се сети да провери одредена евиденција или навремено да го направи следниот чекор.
Документот стигнува до вистинската личност
Значителен дел од времето може да се изгуби и во процесите во кои истиот документ треба да помине низ повеќе лица.
Добар пример се примените фактури. Доколку компанијата има повеќе нивоа на одобрување, документот по приемот може автоматски да влезе во однапред дефиниран процес на одобрување. Одговорното лице се одредува според поставките за добавувачот, а корисниците можат да следат дали документот сè уште е во процес на одобрување, дали е одбиен или веќе е завршен.
Истиот принцип може да се примени и кај други документи и процеси. Наместо испраќање прилози преку е-пошта и постојано проверување кој го прегледал документот, одговорностите и статусите на процесот се јасно дефинирани во рамки на системот.
Кадровските процеси не завршуваат со пресметката на плати
Кај компаниите со поголем број вработени, брзо се појавува уште една група задачи што постојано се повторуваат. Документите треба да се подготват, испратат, потврдат и соодветно да се архивираат, а при вработување или заминување на вработен, повеќе различни лица треба навремено да го завршат својот дел од процесот.
Затоа, меѓу решенијата во каталогот се вклучени и процеси за вработување и заминување на вработени, испраќање и архивирање на кадровска документација и документи поврзани со платите, како и испраќање и потврдување на безбедносни процедури.
На пример, при заминување на вработен, потребно е да се обезбеди враќање на опремата, ажурирање и затворање на кадровските евиденции, како и деактивирање на корисничките сметки, лиценците, е-поштата и другите пристапи. Со однапред дефиниран процес, многу полесно е да се обезбеди ниту еден од потребните чекори да не биде пропуштен.
Податоците се корисни само кога можете брзо да ги искористите
Автоматизацијата не се однесува само на извршувањето задачи. Важен дел од ефикасното работење е и брзиот пристап до информации.
Решенијата од областа на системското работење и известувањето овозможуваат подобар преглед на податоците што веќе се создаваат во PANTHEON. На пример, APOLON на една контролна табла ги обединува клучните показатели од продажбата, финансиите, фактурирањето, набавките и залихите. Наместо прегледување различни извештаи, важните информации се достапни на едно место.
Истата цел ја имаат и останатите решенија во каталогот: да го намалат бројот на дополнителни чекори помеѓу информацијата што ви е потребна и одлуката што треба да ја донесете или задачата што треба да ја извршите.
Започнете од процесот што ви одзема најмногу време
Автоматизацијата на работењето не мора да биде голем проект што подразбира промена на сите процеси во компанијата одеднаш. Често е подобро најпрво да ги разгледате секојдневните задачи и да утврдите каде вработените трошат најмногу време на рачно внесување и проверка на податоци, пребарување документи или размена на информации.
Токму затоа, дополнителните решенија за PANTHEON ги обединивме во Каталогот на решенија, каде што можете да ги разгледате според областите: Стоки, Финансии, Кадри и плати, Производство, Систем и Трансакции.
Можеби задачите што денес ви одземаат најмногу време, утре ќе можете да ги завршувате многу побрзо и поедноставно.
