Електронска фактура, аналогно одобрување: каде е тука дигитализацијата?
Со воведувањето на еФактурата, компаниите прават важен чекор кон дигитализација. Фактурите пристигнуваат електронски, нема потреба од скенирање и рачно внесување, а документот е достапен во дигитална форма.
Но, тука се поставува едно важно прашање:
Дали навистина го дигитализиравме процесот или само го дигитализиравме документот?
Од искуството со компании кои поминале низ ваква трансформација, најчесто се појавуваат два погрешно поставени пристапи.
- Електронската фактура повторно станува хартија
Фактурата пристигнува електронски, но потоа се печати. Од тој момент процесот продолжува како и пред еФактурата – хартиената фактура се носи на одобрување, се користи за книжење и на крај се архивира во регистратор. Ова не е дигитализација на процесот. Само сме го промениле начинот на кој фактурата пристигнува, додека начинот на работа останал ист.
- Електронската фактура станува нов извор на хаос
Вториот пристап изгледа помодерно. Фактурата останува дигитална, но се симнува и се препраќа по e-mail до директорот или раководителот на одделот за одобрување. Потоа можеби се проследува до сметководството, се зачувува во некој фолдер на серверот или секој вработен ја чува во својата папка.
На почеток ова можеби функционира.
Но, со зголемувањето на бројот на документи, вработени и процеси, се појавуваат истите прашања:
Кој ја има фактурата? Кој треба да ја одобри? Дали е одобрена? Каде е зачувана? Што е следниот чекор?
Наместо да го елиминираме хаосот, само сме создале нов дигитален процес кој со текот на времето може да стане уште потежок за контрола.
Одговорот е: DMS + Workflow
Според мене, еФактурата треба да биде почеток на целосно дигитален процес, а не изолиран дигитален документ.
За тоа се потребни две работи кои мора да функционираат заедно: интегриран Document Management System (DMS) и дигитален процес на одобрување – Workflow.
DMS обезбедува секој документ да има свое контролирано место во системот – со историја, пристап и поврзаност со деловните податоци. Workflow, пак, го дефинира патот на документот низ компанијата: кој треба да го прегледа, кој треба да го одобри, кога треба да реагира и што се случува понатаму.
Така процесот може да изгледа едноставно:
еФактура → DMS → обработка → Workflow → одобрување → книжење → плаќање → архива
Без печатење.
Без препраќање на документи од inbox во inbox.
Без пребарување по серверски фолдери.
И, пред сè, без прашањето:
„Кај кого е фактурата?“
Процесот треба да го знае системот
Во мала компанија, многу работи можат да се решат со разговор или телефонски повик.
Но, како што компанијата расте, импровизацијата станува ризик.
Потребно е системот да знае кој има одговорност за одреден документ и што треба да се случи понатаму.
На пример, за една фактура може да биде дефинирано:
до 50.000 денари → одобрува раководител на оддел;
од 50.000 до 200.000 денари → раководител + финансии;
над 200.000 денари → дополнително одобрување од директор.
Тогаш правилата не зависат од тоа кој што запомнил или на кого му е испратен e-mail.
Процесот го знае системот. Доколку некој не реагира навреме, системот може да испрати потсетник или да го проследи процесот според однапред дефинирани правила.
Автоматизацијата не ја одзема контролата од луѓето. Напротив. Добро поставениот Workflow ги ослободува луѓето од административните чекори, а им ја остава одлуката.
Системот може да го преземе:
- препознавањето и обработката на документот;
- проследувањето до одговорното лице;
- известувањето и потсетувањето;
- следењето на статусот;
- проследувањето кон следниот чекор.
Човекот останува оној кој проценува и одлучува. Разликата е што повеќе не мора да биде курир на сопствената одлука.
Вистинската вредност е во контролата. Workflow не е само копче „Одобри“. Тој му овозможува на менаџментот да види како навистина функционира процесот.
Каде има застои?
Кои документи чекаат одобрување?
Кој чекор трае предолго?
Каде се создава непотребна работа?
Овие информации овозможуваат процесите постојано да се подобруваат. И тука е суштината на дигитализацијата.
Не станува збор само за тоа документот да биде електронски. Станува збор за целата организација да работи поефикасно.
Од еФактура до дигитална компанија
Затоа еФактурата не треба да ја гледаме само како нов начин на испраќање и примање фактури.
Таа е можност да го преиспитаме целиот животен циклус на документот.
Од приемот, преку обработката и одобрувањето, до книжењето, плаќањето и архивирањето.
еФактура → DMS → Workflow → ERP → плаќање → дигитална архива
Кога овие процеси се поврзани, тогаш електронската фактура навистина станува дел од дигиталното работење.
Затоа, кога ќе воведеме еФактура, не треба да се прашаме само:
„Како ќе ја примаме фактурата?“
Треба да се прашаме:
„Што ќе се случува со неа од моментот кога ќе пристигне?“
Тоа е моментот кога дигитализацијата престанува да биде само технологија и станува нов начин на работа.
**Електронската фактура е дигитален документ.
Но, дигитализацијата започнува дури кога и процесот околу неа станува дигитален.**
