Електронската фактура не е дигитализација доколку документот повторно завршува во хаос
Во последниот период многу се зборува за еФактурата. И тоа е сосема оправдано.
Електронското фактурирање е еден од најголемите чекори кон дигитализација на деловното работење. Компаниите ќе можат побрзо да разменуваат документи, ќе има помалку рачна работа, помалку грешки и поголема контрола врз финансиските процеси.
Но, од искуството што го имаме од земјите каде што еФактурата веќе се користи подолго време, научивме една важна лекција:
Самото испраќање и примање електронска фактура не значи дека компанијата навистина станала дигитална.
Вистинската дигитализација започнува кога документот продолжува да живее дигитално низ целиот свој животен циклус.
Што се случува во пракса?
- Дигитална фактура – па печатење на хартија
Еден од најчестите парадокси што го гледаме е следниот:
Компанијата прима електронска фактура, ја симнува како PDF, ја печати и ја става во регистратор.
На тој начин добиваме ситуација каде најмодерната технологија завршува во најстариот деловен процес.
Наместо да имаме дигитален документ кој може веднаш да се пребарува, одобрува, поврзува со нарачка, плаќање или сметководствен запис, повторно создадовме хартиен процес.
Тоа не е дигитализација. Тоа е само електронска верзија на стар начин на работа.
- Чување фактури во фолдери на сервер – почеток на нов проблем
Друг пристап кој често го гледаме е:
„Ќе ги чуваме фактурите во фолдер на сервер.“
На почеток изгледа едноставно.
Но, по некое време се појавуваат прашањата:
- Каде е точната фактура?
- Кој ја одобрил?
- Дали е платена?
- Кој има пристап?
- Дали постои последна верзија?
- Како да најдам документ од пред три години?
Фолдерот е место за складирање. Но, компанијата нема потреба само од складирање.
Компанијата има потреба од управување со документите.
- Посебен DMS систем – двојна работа
Некои компании се обидуваат да го решат проблемот со дополнителен, независен DMS систем.
И тоа може да функционира, но носи нови предизвици:
- дополнителен систем за одржување;
- дополнителни интеграции;
- двојно внесување податоци;
- потреба вработените да работат во повеќе апликации.
Доколку фактурата веќе е дел од деловниот процес, логично е управувањето со неа да биде дел од истиот систем.
Зошто Даталаб се одлучи за интегриран DMS?
Во Даталаб ова искуство го собираме повеќе години.
Работејќи со компании во регионот кои поминаа низ процеси на еФактура, видовме дека најголемата вредност не е само во електронската размена на документот.
Вистинската вредност е кога документот:
- автоматски пристигнува во компанијата;
- се препознава и обработува;
- се поврзува со деловните процеси;
- поминува низ одобрување;
- се архивира;
- може веднаш да се најде кога е потребно.
Затоа PANTHEON уште одамна го развива концептот на интегриран DMS.
Нашата цел не беше само компаниите да имаат електронска фактура.
Нашата цел беше компаниите да имаат дигитален процес околу фактурата.
Ерата на еФактурата е можност за целосна дигитализација.
ЕФактурата не треба да ја гледаме само како законска обврска. Таа е можност компаниите конечно да направат чекор напред.
Кога една фактура веќе пристигнува дигитално, тогаш прашањето е:
Зошто истиот принцип да не го примениме и за договори, приемници, нарачки, одобренија, интерни документи и целата документација на компанијата?
Тука започнува вистинската дигитализација.
Во следните години успешните компании нема да бидат оние кои само имаат електронски документи. Ќе бидат оние кои знаат како со тие документи да работат побрзо, попаметно и поефикасно.
