Еден, а работи за 10 – PANTHEON WorkFlow

Кога се ближи крајот на годината, настанува голема гужва, и секогаш ни фали време (и луѓе) за да можеме да ги испорачаме нарачките што ни ги нарачале клиентите во рамките на договорените услови. Со еден збор, настанува  хаос. И ни се чини дека од година до година се зголемува хаосот и покрај компјутерите, програмите и разните други подобрувања. „Би се запрашале, што се случува“?

Работењето денес

Растечките барања на современиот бизнис на компаниите се голем предизвик  за вработените. Очекувањата на купувачите се зголемуваат, реакцијата на компанијата по барање на купувачот се очекува да биде брза. Брзината на комуникацијата условена од развојот на современите информатички и комуникациски технологии денес е незамислива за луѓето од пред само 15 години.

Замислете го работењето во кое пишувате писмо до купувачот, потоа чекате писмо за одговор за потврда, а потоа чекате за испорака. Денес, само останува да се чека за испорака (доколку сте купувач). Писмо или електронска порака до продавачот пристигнува веднаш, како и одговорот на купувачот. Е-пошта е драматично забрзана. Онлајн продавниците, исто така, го отстранија овој вид на комуникација, но сите стоки достапни на потрошувачите се во онлајн приказ подготвени да нарачаат со еден клик.

Од друга страна, во позадина всушност, се чини дека се очекува процесот да функционира колку што е можно побрзо и поефикасно. А тоа бара прилагодување на процесот веќе сега до очекуваните стандарди за брзина, ефикасност и ефективност. Доколку претходно беше во ред директорот да чека повеќе хартии за одобрување, тоа сега практично е губење на време и забавување на другите по ред обврски за ефикасно извршување на нивната работа.

Времето е клучен ресурс – а времето е пари

Времето е клучен ресурс денес. Прашањето што се појавува овде е како да се постигнат максимални можни деловни ефекти со ограничени ресурси, а пред се луѓе и последователно време?

Одговорот делумно беше донесен од страна на бизнис програми и стандардизација на процесот. Останатото е да го автоматизираме и да ги користиме достапните знаења и податоци.

Ефективност и ефикасност

ISO 9001: 2015 дефинира неколку важни термини. Ефикасноста се дефинира како однос помеѓу постигнатите резултати и користените ресурси, додека ефективноста се дефинира како степенот до кој се реализирани планираните активности и постигнатите резултати. Заедно создаваат мерлив резултат (перформанси).

Процесот, од друга страна, се дефинира како збир на меѓусебно поврзани или интерактивни активности кои ги користат влезните елементи за да го исполнат саканиот резултат.

За да бидеме успешни денес, треба да бидеме ефикасни (да ги правиме работите на вистинскиот начин) и ефективно (да ги работиме работите). Овие два услови заедно треба да го донесат очекуваниот резултат.

Ова значи дека секогаш треба правилно да ги правите работите на вистинскиот начин. Како да се постигне ова во современиот свет на брзина, неизвесност и постојани промени, тоа е вистински проблем.

Одговорот лежи во стандардизацијата и автоматизацијата на деловните процеси!

Стандардизација подразбира дека ги дефинираме деловните процеси и начините на кои работиме и ги поставуваме предусловите за мерење на ефикасноста. Автоматизацијата во следниот чекор ни помага да ги задржиме процесите на ист начин со помош на компјутер и бизнис програма која овозможува таква автоматизација.

Има ли решение?

PANTHEON WorkFlow, е достапен во сите лиценци на PANTHEON ERP решението, кое овозможува деловните процеси да се дефинираат како текови на процесот, да се автоматизираат таквите текови и да се следат нивните резултати.

Замислете дека имате можност секој работен ден да ги префрлите сите глупави, здодевни и повторувачки активности на машината? Колку време би ви останало за попаметни работи?

Со оваа идеја беше креиран PANTHEON Workfow, кој првенствено има за цел поединецот, а со тоа и тимот, да ги растерети со овие досадни работни задачи.

Со помош на оваа алатка е можно да се ослободи размислувањето на вработените за тоа кој да известува за некои деловни промени, кој одлучува за одредена работа, кој треба да потврди одреден трошок,

Без автоматизација која ЗНАЕ во секое време (затоа што е така поставено и дефинирано) да препрати одредена порака, да извести за некоја активност, итн. Вработените најчесто ќе го поминат своето време во добивање информации за сите овие работи.

Во овој контекст, се враќаме на насловната порака и основната идеја дека со помош на автоматизација со користење на PANTHEON Workflow алатките е можно да се ослободат вработените од вишокот на работа и да се зголеми продуктивноста. Дали е можно автоматизацијата да замени десет лица? Тешко, но доволно е да се растера секој поединец најмалку 50% од активностите што може да се автоматизираат.

Што би направиле со вишокот на време?