Дигитално управување со процесите што ги поврзува човечките ресурси, вработените и документацијата

Во организации со голем број вработени, секојдневно се креираат документи кои треба безбедно да се достават, евидентираат и трајно да се чуваат.

Платите, одлуките за годишен одмор, потврдите за приходи и другата документација за персоналот претставуваат важен дел од деловните процеси, а нивното управување честопати сè уште се базира на е-пошта и локално складирање документи.

Ваквиот начин на работа ја намалува прегледноста, создава дополнителен административен товар и го отежнува брзото пронаоѓање на документите, како и проверката дали вработениот го примил и прегледал документот.

Нашето решение за автоматизирано испраќање и архивирање на кадровската документација овозможува поголема организираност, сигурност и целосен преглед на процесот.

Единствен процес наместо расфрлани евиденции

Решението го дигитализира и автоматизира целиот процес на управување со документацијата за вработените – од подготовка на документи до испорака, потврда за прием и трајно архивирање.

Секој документ:

• се генерира автоматски од ERP системот
• се доставува до вработениот преку безбеден дигитален канал
• архивиран е во својата оригинална и непроменета форма
• е поврзан со соодветните кадровски и пресметковни евиденции

Без оглед на видот на документот, процесот е стандардизиран, транспарентен и целосно контролиран.

Целосна транспарентност и следливост

Штом ќе се креира документ, тој автоматски станува дел од централизираната дигитална архива на вработениот.

Ова овозможува:
Преглед на сите издадени документи
Централно чување на оригиналните документи
Целосна историја на испраќањето и пристапот до документите
Брзо пронаоѓање на документите при ревизии или по барање на вработените

Сите документи, потврди, записи за преглед и активности на корисниците се чуваат на едно место и може да се следат во текот на целиот животен циклус на документот.

Безбедна достава и потврда за прием

Решението им овозможува на вработените безбедно да пристапуваат до своите документи преку дигитален портал, без потреба од испраќање документи по е-пошта или нивно локално складирање.

Вработените можат:

• да ги прегледуваат своите документи во секое време;
• да потврдат дека документот е примен;
• да потврдат дека документот е прегледан или одобрен, кога тоа е потребно.

Сите потврди и активности автоматски се евидентираат и се зачувуваат како дел од документацијата. На овој начин, организацијата има јасен и сигурен доказ дека документот е доставен, примен и прегледан, без дополнителни административни чекори.

Централизирана архива без ризик од губење на податоци

Целокупната кадровска и платна документација останува безбедно зачувана и достапна во дигитална архива, без потреба од повторно креирање или рачно пребарување на документи.

Решението овозможува:

• зачувување на оригиналните документи во непроменета форма;
• усогласеност со правилата за архивирање и заштита на податоците;
• независност од лични е-поштенски сметки и локално складирање;
• брз и лесен пристап до потребните документи при контроли, ревизии или по барање на вработените.

Документите остануваат достапни и за организацијата и за вработените, во секое време и од едно централизирано место.

Придобивки за вашата организација

• Целосна контрола врз документацијата на вработените
• Поголема прегледност на процесите во човечките ресурси
• Намалување на административната работа и рачните задачи
• Безбедно и долгорочно чување на документацијата
• Полесно спроведување на ревизии и докажување на усогласеноста
• Поголема ефикасност на вработените и одделите за човечки ресурси

Документацијата повеќе не е збир од одделни датотеки, туку станува дел од организиран, контролиран и дигитализиран деловен процес.

За кого е наменето решението?

Решението е особено погодно за:

• оддели за човечки ресурси;
• служби за плати и администрација;
• организации со поголем број вработени;
• компании кои сакаат да ги дигитализираат и унапредат HR процесите;
• организации со високи барања за усогласеност, безбедност и уредно управување со документацијата.

Со зголемувањето на бројот на вработени и обемот на документацијата, станува сè потешко рачно да се следат, организираат и архивираат сите документи. Решението обезбедува јасна структура и едноставен начин за безбедно и ефикасно управување со целокупната кадровска и платна документација.

Клучна вредност на решението

Решението не е само дигитална архива и не служи само за испраќање документи.

Тоа обезбедува сигурност, прегледност и целосна контрола врз документацијата на вработените – од креирање и испраќање на документите, преку потврда за прием и преглед, до нивно безбедно и долгорочно архивирање.

На овој начин, целиот процес станува поорганизиран, поедноставен и целосно следлив.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки