Од фактура до побрза наплата – автоматизирајте ја комуникацијата со клиентите

Фактурата е подготвена, потврдена и евидентирана. Со PANTHEON, нејзиното испраќање може да биде автоматскиот следен чекор – без рачно испраќање и без губење време.

Навременото испраќање на фактурите е важен дел од процесот на наплата. Секое одложување може да значи и одложено плаќање, дополнителни прашања од клиентите и повеќе административни задачи за вработените.

Со PANTHEON можете автоматски да ги испраќате фактурите по е-пошта веднаш штом ќе бидат подготвени, потврдени или книжени, според однапред дефинирани правила.

По активирање на избраниот настан во системот, PANTHEON автоматски ја подготвува е-пораката и ја испраќа до соодветниот примач. Така, испраќањето на фактурите станува дел од процесот, а не дополнителна задача за вработените.

Во пораката автоматски може да се прикачи фактурата во PDF формат, како и дополнителна документација – известувања за испорака, договори, спецификации или други документи поврзани со фактурата.

На овој начин, секој клиент ја добива потребната документација навреме, а вашите вработени не мора рачно да испраќаат фактури и да проверуваат дали некоја порака е пропуштена.

Помалку рачна работа, помалку можности за грешки и побрз пат од издадена фактура до наплата.

Зошто да се автоматизира испраќањето фактури?

Во многу компании, испраќањето фактури сè уште вклучува низа рачни чекори – подготовка на е-пошта, пронаоѓање на вистинскиот контакт, додавање прилози и проверка дали документот е навистина испратен.

Кога бројот на фактури расте, расте и времето потрошено на овие задачи, како и можноста за грешки. Погрешен примач, заборавен прилог или задоцнето испраќање може да го забават целиот процес на наплата.

Со автоматското испраќање фактури преку PANTHEON, овие чекори стануваат дел од автоматизираниот процес. Системот ја презема грижата за испраќањето на документите, додека вработените можат да се посветат на задачи што носат поголема вредност за компанијата.

Помалку рачна работа, поголема контрола

Автоматизацијата го намалува ризикот фактурата да биде испратена до погрешен примач, без потребниот прилог или со задоцнување.

Дополнителна предност е стандардизираната комуникација со клиентите. Пораките се испраќаат според однапред дефиниран образец, со професионално подготвена содржина и сите важни информации – фактура, износ, рок за плаќање и дополнителни документи.

На тој начин, секој клиент добива навремена, јасна и професионална комуникација, без оглед на тоа кој вработен го обработува документот.

Целосна следливост на испратените документи

Автоматизацијата носи придобивки и за менаџментот. Кога процесот е однапред дефиниран и автоматизиран, компанијата има подобар преглед и контрола врз дистрибуцијата на финансиската документација.

Испратените фактури може да се евидентираат во системот, што овозможува лесна проверка на тоа кога е испратен документот, до кого и под кои услови.

Ова ја намалува потребата од дополнителни проверки и меѓусебна комуникација помеѓу одделите, а истовремено ја зголемува сигурноста и следливоста на процесот.

Побрза наплата и подобро искуство за клиентите

Навременото испраќање на фактурата е еден од првите чекори кон навремена наплата.

Колку побрзо клиентот ја добие фактурата, толку побрзо може да ја обработи и да го започне процесот на плаќање. Со автоматизирање на испраќањето, компанијата го скратува времето помеѓу издавањето на фактурата и нејзината достава до клиентот, што може да придонесе за побрза наплата и подобар паричен тек.

Истовремено, клиентите добиваат поорганизирано и попрофесионално искуство. Фактурата и потребната документација пристигнуваат навреме, без дополнителни повици, пораки и барања за повторно испраќање.

За кого е наменето решението?

Автоматското испраќање фактури е наменето за компании од различни големини и дејности кои сакаат да го поедностават процесот на испраќање финансиски документи.

Особено е корисно за компании кои секојдневно обработуваат поголем број излезни фактури и сакаат да:

• го намалат времето потрошено на административни задачи;
• го намалат ризикот од човечки грешки;
• обезбедат навремена и сигурна достава на документите;
• воспостават стандардизиран начин на комуникација со клиентите;
• имаат подобра следливост и контрола врз испратените фактури;
• го забрзаат процесот од издавање фактура до наплата.

Еден автоматизиран чекор, повеќе придобивки

Автоматското испраќање фактури е едноставен начин за унапредување на секојдневното работење. PANTHEON го презема повторливиот дел од процесот, а вработените добиваат повеќе време за задачи со поголема додадена вредност.

Помалку рачна работа. Помалку грешки. Побрза достава. Поголема контрола.

Автоматизирајте го испраќањето на фактурите и скратете го патот од издавање до плаќање.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки