Дигитална контрола на процесите што обезбедува усогласеност со бизнисот и одговорност на вработените

Во секоја организација, постојат документи што вработените мора да ги примат, прочитаат и формално да ги одобрат.

Безбедносните процедури, правилата за безбедност при работа, противпожарната безбедност и другите интерни документи претставуваат основа за безбедно и усогласено работење.

Предизвикот се јавува кога е потребно да се осигура дека секој вработен всушност го примил документот, се запознал со неговата содржина и го потврдил приемот во предвидениот рок.

Кога процесот се базира на хартиена документација, е-пошта или рачно собирање потписи, статусите се тешки за следење, а ризикот од непочитување е значително поголем.

Нашето решение за испраќање и потврдување на безбедносни процедури носи транспарентност, безбедност и целосна контрола врз процесот.

Унифициран процес наместо рачно следење

Решението го дигитализира целиот процес на управување со задолжителни интерни документи – од подготовка и објавување на документи до потврда за прием од страна на вработените.

Секој документ:

• се чува во централизиран систем за управување со документи
• овозможува централизирано управување со верзии и промени
• автоматски се пренасочува кон избрана група вработени
• овозможува следење на инспекцијата и потврда на приемот

На овој начин, организацијата секогаш има достапна единствена и валидна верзија на документот.

Целосна транспарентност на процесот

По објавувањето на документот, системот автоматски ги известува вработените дека новата постапка е достапна за преглед.

Ова овозможува:

• Преглед на сите поднесени процедури
• Увид во тоа до кого е проследен документот
• Мониторинг на статусот на преглед и одобрување
• Идентификување на вработените кои сè уште не ги исполниле своите обврски

Одделот за човечки ресурси има ажурирани информации достапни во секое време без рачно водење евиденција и дополнителни проверки.

Автоматска потврда на приемот

Вработените пристапуваат до документите преку корисничкиот портал и, откако ќе ги разгледаат, потврдуваат прием и запознаеност со содржината.

Системот автоматски снима:

• Датум и време на преглед на документот
• Потврда за прием од вработен
• Сите дополнителни согласности или изјави
• Историја на сите активности поврзани со документот

Сите информации се чуваат заедно со документот и претставуваат сигурен доказ за исполнети обврски.

Усогласеност без дополнителни административни оптоварувања

Решението овозможува автоматско испраќање потсетници до вработените кои сè уште не го потврдиле приемот во предвидениот рок.

На овој начин, организацијата постигнува:

• Поголема усогласеност со внатрешните правила и регулаторните барања
• Помалку административна работа за одделите за човечки ресурси
• Полесно спроведување на внатрешни и надворешни ревизии
• Поголема одговорност на вработените во запознавање со процедурите

Сите активности остануваат трајно евидентирани и се достапни за следење и демонстрирање на усогласеност.

Придобивки за вашата организација

• Целосна контрола врз испраќањето на задолжителни процедури
• Поголема усогласеност со внатрешните и законските барања
• Помалку рачна работа и административни задачи
• Побрза имплементација на нови и ажурирани процедури
• Централизирана евиденција за сите потврди на вработените
• Поедноставете ги внатрешните и надворешните ревизии

Процесот на испраќање процедури престанува да биде административен предизвик и станува контролиран, транспарентен и следлив деловен процес.

За кого е наменето решението?

Решението е особено погодно за:

• Оддели за човечки ресурси
• Услуги за безбедност и здравје при работа
• Организации со поголем број вработени
• Компании со високи барања за усогласеност
• Организации кои сакаат да ги дигитализираат внатрешните процеси и комуникацијата

Доколку е важно секој вработен да биде информиран навремено и да има доказ за прием и запознавање со документот, ова решение овозможува целосна контрола врз процесот.

Клучна вредност на решението

Не овозможуваме само испраќање документи.
Не собираме само потврди од вработените.

Ние обезбедуваме безбедност, транспарентност и контрола врз процесот, што обезбедува усогласеност со деловните прописи и одговорно однесување на вработените.

БАЗА НА ЗНАЕЊЕ
Повеќе информации за подобри одлуки