Каде Ви исчезнуваат документите? 5 знаци дека ви е потребен PANTHEON DMS

Дали некогаш сте пребарувале договор за кој сте биле сигурни дека е зачуван некаде кај вас во компјутерот? Отварате три различни папки, ја проверивте вашата електронска пошта и на крајот ја прашувате колешката дали знае каде е најновата верзија на документот?

Во повеќето компании, документите не се губат. Тие се расфрлани.

Некои се во е-пошта, некои на споделен диск, некои во локални папки, некои во хартиени папки. Кога има малку документи, овој начин на работа сè уште функционира.

Сепак, како што компанијата расте, барањето информации станува секојдневно губење време.

Доколку се препознавате во ситуациите подолу, можеби е време да размислите за систем за управување со документи.

1. Пребарувањето документи ви одзема неколку минути

Договорот е некаде во споделена папка. Фактурата е во сметководствената програма.
Белешката е сè уште во вашата е-пошта. Некој го зачувал документот под друго име, па затоа пребарувањето на датотеки не може да го пронајде.

Доколку редовно поминувате неколку минути на еден документ, проблемот не е пребарувањето. Проблемот е организацијата на документацијата.

Добриот систем на документи овозможува брзо пребарување според содржината на документот, клучните зборови или други податоци, така што можете да пристапите до информации многу побрзо.

2. Никој не е сигурен која верзија е точна

Колку пати сте отвориле документ означен со „Конечно“, „Конечно 2“ или „Нова верзија“?

Кога има повеќе копии од истиот документ, брзо се јавуваат грешки. Некој користи стар ценовник, друг користи стар договор, а трет користи документ кој повеќе не е важечки.

Централното управување со документи ја намалува можноста вработените да работат со неточни или застарени информации.

3. Документите се расфрлани низ различни системи

Договорите се во една папка, фактурите во друга програма, понудите на заеднички диск, а дел од документацијата останува во е-пошта.

Таквата средина ја отежнува работата, особено кога ви е потребен целосен преглед на бизнис случај или клиент.

Кога документацијата е поврзана со вашите деловни процеси, можете да пристапите до сите важни информации на едно место.

4. Трошите многу време на рачно архивирање

По секој издаден или примен документ, следи истиот процес: зачувување, преименување, сортирање во соодветната папка и осигурување дека документот може да се најде подоцна.

Со голема количина на документација, ова значи многу административна работа.

Системот за управување со документи може да автоматизира значаен дел од овие задачи и да обезбеди документите да бидат правилно класифицирани и безбедно складирани.

5. Документацијата расте побрзо од компанијата

Повеќе вработени значи повеќе договори, фактури, понуди, доставни листови, писма и друга деловна документација.

Доколку методот на управување остане ист како што беше пред години, надзорот врз документите станува сè потежок.

Наместо компанијата да расте заедно со процесите, администрацијата почнува да го попречува секојдневниот труд.

Како може да помогне PANTHEON DMS?

PANTHEON DMS овозможува деловните документи да се собираат во централна дигитална архива и да се поврзуваат со процесите во програмата PANTHEON.

Можете брзо да пронајдете документација, да ја складирате безбедно, полесно да ја споделувате меѓу колегите и да ги следите нејзините промени и употреба.

Наместо да пребарувате низ папки, е-пошта и различни локации, сите ваши важни информации ги имате достапни на едно место.

Помалку пребарување. Повеќе време за работа.

Документите секогаш ќе бидат дел од бизнисот. Но, нивното наоѓање не мора да биде дел од вашиот секојдневен живот.

Доколку вработените поминуваат многу време барајќи документација, проверувајќи верзии или рачно архивирајќи, можеби е време да се имплементира систем на документи.

Проверете како PANTHEON DMS може да го поедностави управувањето со документи и да го подобри прегледот на работењето.