Како сме организирани во Даталаб во време на епидемија

Компанијата Даталаб работи во Југоисточна Европа, со филијали во Словенија, Хрватска, Србија, Босна и Херцеговина, Северна Македонија, Црна Гора, Косово и Бугарија. Матичната компанија задолжена за развој и контрола на другите компании е во Љубљана. Деловните процеси се комплексни, одделенијата во секоја земја се поделени со истиот систем: поддршка на производи, имплементации, продажба, маркетинг, академија и сметководство. Поради географската дисперзија, голем дел од бизнисот се одвива на далечина, а најкритичните области кои вклучуваат теренска работа се продажба, поддршка и проектни тимови за воведување на PANTHEON во компаниите. Работата од дома не е нешто ново за нас, но сепак овој пат моравме да се прилагодиме на пандемијата.

Повеќето од колегите досега работеле од дома понекогаш, но никогаш не сме пробале во пракса како би било целиот бизнис да работи на овој начин.

На 10.03.2020 нашиот директор Владо Митев свика состанок во компанијата, ни го објасни своето гледиште за ситуацијата и, меѓу другото, нареди да ја провери подготвеноста на компанијата да работиме од дома. Дури и пред да се дијагностицира првиот случај на инфекција во Македонија, ние спроведовме и тест период од три дена во текот на изминатата недела каде проверивме дали сите ги имаме потребните алатки за пристап до програмот, бидејќи бевме љубопитни »Како да се осигураме во случај на епидемија да не го загрозуваме нашиот бизнис“ Проверивме дека сите ние сме способни да ги користиме нашите е-бизнис услуги, преку кои деловните процеси, како што се издавање е-фактури, прегледување и потврдување на примените фактури и други документи кои непречено течат, додека работните текови се правилно поставени, сите податоци се правилно зачувани и ажурирани секојдневно, тестиравме алатки за видео конференции, направивме и пристап до VPN, итн.

По успешниот тест период од три дена, на 10 март 2020 година, раководството на компанијата нареди работата да ја извржуваме од дома во сите земји. Денес, веќе втора недела работиме од дома, поради нашето здравје, и здравјето на нашите корисници, а исто така и затоа што од денес нашите деца се дома со нас.

На своја кожа осетивме дека најважно во една компанија е да се има јасна организациска структура и да работи што е можно повеќе дигитално. Предуслов за било која работа е вработените да имаат соодветна опрема и пристап до најважните податоци и документи што им се потребни во нивната работа и каде комуникацијата секогаш ќе е во тек, преку Интернет.

 

Како работи Даталаб кога вработените не се во нивните канцеларии?

Основата лежи во ИТ решенијата кои им овозможуваат на повеќе лица да пристапат до истата база без оглед каде се наоѓаат. Ова е она што ни овозможува да работиме бизнис преку облак – cloud.

Во прилог ќе ги погледнете примерите од нашите колеги од регионот, како тие ја реорганизираат својата работа  во различна област. Најголемите предизвици се во одделот за поддршка, имплементација и продажба.

 

АНДРЕЈ МЕРТЕЉ, Извршен Директор

Моето хоби отсекогаш било генетика – програмски живот. Со првите информации што ми дојдоа на ум, темата ме возбуди да започнам длабоко да размислувам за импликациите на КОВИД-19. Како средовечен граѓанин, се сеќавам живописно на вежбите од војска „Ништо не треба да нè изненади“, а доктрината за подготвеност не ми е туѓа.

Бидејќи, исто така, ја покривам областа на развој, која работи од далечина многу години заради развивачите во различни земји, немаме никакви проблеми со организација и опрема во овој дел од компанијата. Само редовните неделни состаноци во седиштето на корпорацијата беа откажани, што ги заменивме со видео конференции. Работата оди нормално цело време, досега сум забележал и мало зголемување на продуктивноста и посветеноста на работата.

Со мирна совест, можам да кажам дека сите наши вработени ги разбрале ризиците што ги носи епидемијата, дека се алармирани за нивната заштита и социјална блискост и дека се свесни дека доаѓаат тешки времиња кога на нас ни се потребни се повеќе дигиталните услуги. Нашата општествена одговорност е очигледна. За да и помогнеме на словенечката економија, ќе подготвиме бесплатни алатки за дигитализација и особено поволни пакети за воведување дигитален бизнис, за кои ќе понудиме и плаќање со одолжен рок.

Преку сите наши активности, ние се стремиме да ги намалиме штетите што ќе бидат предизвикани за економијата и следствено на сите нас.

 

МОНИКА РОДМАН, Оддел за поддршка

Во Словенија, ние организиравме оддел за поддршка за да можеме да им обезбедиме на нашите клиенти одговорна и ефективна помош дури и во време на епидемија. Свесни сме дека е уште поважно во овој момент да останеме здрави и да им обезбедиме на нашите корисници и на сите членови на тимот безбедност и заштита од вируси, со стручна помош.

Работата од дома обезбедува точно иста ефикасност како и од нашите канцеларии. Имплементацијата на PANTHEON за нови клиенти е малку поинаква, бидејќи сите активности се вршат практично преку различни поврзувања.

Убедени сме дека ваквите мерки се итно потребни и ќе дадеме се од себе за да бидеме ефикасни и да ги задоволиме нашите клиенти.

 

ВАЊА ЦИГОЈ, Даталаб Академија

Живеењето ни се смени многу уште од почетокот на епидемијата. Училиштата и градинките се затворени, а работата се скратува од дома или на смени. Во меѓувреме, исто така ни треба помош и знаење за да го користиме PANTHEON и другите дигитални услуги, но би било неодговорно да спроведуваме семинари или едукации. Затоа едукацијата во овој период исто така најдобро е да биде целосно дигитализирана

Даталаб подготви вебинари и каталог на видео обуки за PANTHEON (https://www.datalab.si/pantheon-akademija/katalog-izobravanj/) кои се достапни за корисниците во видео формат (on-line) 24/7. Бесплатни онлајн упатства за PANTHEON исто така се достапни на Интернет, каде корисниците можат да ги следат на веб страницата на UserSite.

Ние ги презакажавме PANTHEON конференциите во сите земји помеѓу април и јуни 2021 годинa.

 

МАЈА ФУЈАН, Маркетинг

Маркетинг тимот низ целиот регион е мал, брз и флексибилен. Нашата секојдневна работа започнавме да ја работиме од дома, без никакви проблеми. Ние информациите ги објавуваме онлајн на нашата веб страница, во облик на блог, бесплатни вебинари, бесплатни видео содржини и бесплатни водичи и прирачници.

Ние креираме најразлични емаил пораки кои се оптимистички, истакнувајќи ги најдобрите практики, совети и се фокусираме на е-бизнисот, услугите и придобивките од дигитализацијата која не опфаќа сите. Се обидуваме што повеќе да им помогнеме на нашите корисници насекаде низ регионот.

 

 

 

 

АМБРОЖ ЈАРЦ, Продажба

Во одделите за продажба низ целиот регион, ние први спроведовме информации за вирусот и подготвивме соодветни мерки за да се заштитиме себеси и нашите колеги. Вториот чекор беше да се редизајнираат постојните процеси на продажба, така што тие ќе можат да се спроведат од дома. За таа цел, ние ги користиме дигиталните алатки обезбедени од PANTHEON (на пр. еДокументација) и ги користиме Skype и MS Team како канал за комуникација.

Го прилагодивме работното време на тимот за продажба според потребите на нашите клиенти.

Доколку се докаже дека е неопходно да имате личен контакт за време на процесот на продажба, имаме одредена просторија во седиштето на корпорацијата, каде што можеме да имаме само две лица одделени со маса на соодветно растојание. Исто така, достапни се средства за дезинфекција и маски за лице. По секоја средба, просторијата е правилно дезинфицирана (врати, маси, столици) и се проветрува 2 часа.

 

Што можеме да заклучиме од секоја ситуација

По десетина дена водење бизнис од дома, научивме дека без автоматско управување со документи, систем за управување и организација и моќен деловен систем, работата не може да се изврши беспрекорно. Добро воспоставените деловни процеси и агилноста на компанијата кога треба да се направат промени се клучни фактори во кризни ситуации. Транспарентната комуникација, јасните упатства и контролата и континуираното подобрување се важни.

Ако размислувате на сличен начин, прашање е дали вашата деловна инфраструктура е подготвена.

Доколку сте заинтересирани или имате било какви прашања во врска со нашата работа од дома или за нашите решенија што функционираат добро преку затворени граници, Ве покануваме да не повикате (02 3079 231) или да ни пишете на godigital@datalab.com.mk